Меню

Все о смене материально ответственного лица образец приказа и пошаговая инструкция

Все о смене материально ответственного лица: образец приказа и пошаговая инструкция

Материально-ответственные лица

Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:

  • бухгалтеры;
  • завхозы;
  • водители;
  • кладовщики и т.д.

Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.

Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.

Как передать материальные ценности

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы сотрудник, который увольняется, мог снять с себя ответственность, необходимо провести пересчет.

Для этого создается комиссия, и в присутствии всех заинтересованных лиц делают инвентаризацию по схеме, принятой в компании.

После того как будет подведен итог, комнату, где все хранится, закрывают на замок, накладывают печать. После финального трудового дня сотрудника, который покидает свое место, передают ценности новому работнику.

Кто принимает на себя материальную ответственность

При изменении МОЛ могут возникать разные ситуации, при этом закон не ограничивает действия организаций. Рассмотрим типичные случаи:

  • Есть другой коллега, который займет должность после ухода имеющегося.
  • Кандидата на замещение нет, и поиск займет неопределенное время. Чаще всего определяются с возможными претендентами в коллективе, нужно учитывать, что не с любым работником можно заключать договор об ответственности.

Нельзя закрепить ценности за лицом, еще не оформленным на эту должность.

В случае отсутствия кандидата, который будет постоянно занимать должность, работодатель временно назначает другого. С ним утверждают контракт и знакомят его с предстоящими обязанностями и полномочиями.

Проведение инвентаризации ценностей

Сверка при увольнении материально ответственного лица по собственному желанию всегда организуется с присутствием заинтересованных лиц. Порядок действий такой:

  1. Создается приказ и комиссия.
  2. Результаты фиксируются документально. Письменное заключение делается в 3 экземплярах. Два отдают МОЛ, а один – бухгалтеру.
  3. При выявлении факта недостачи у виновного запрашивают пояснения.
  4. Определяется сумма ущерба и взыскание.

Вам может быть интересно: Порядок возмещения работником материального ущерба

В ситуации, когда нет желающего принять материальные ценности на постоянную основу, проводят сверку на каждом этапе назначения временных сотрудников. Соответственно, и актов будет столько же. Последовательность действий:

  1. Выбирается человек, который примет на себя обязанности увольняющегося, проводится пересчет с ведомостью.
  2. Передается имущество.
  3. Оформляется расторжение контракта.
  4. Заключается договор с кандидатом.
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего ответственного и заключается договор с вновь прибывшим. Передаются ценности.

Составление акта приема-передачи имущества

На основании этого документа приходят к выводу о том, что все ценности переданы и приняты. Акт должен содержать:

  • дату заполнения;
  • юридический адрес, название организации;
  • условия;
  • период хранения.

СОВЕТ! Рекомендуется отразить в акте таблицу с указанием стоимости имущества.

На документе ставят подписи руководитель предприятия, главный бухгалтер, непосредственный начальник, сотрудник, который принимает ТМЦ под контроль.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Инвентаризация

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Выявленные результаты фиксируются в Акте инвентаризации. Обнаружение недостатка или излишка материальных ценностей должно быть отображено в Ведомости учёта результатов.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

  1. Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
  2. При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
  3. День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

Оформление приказа о смене материально-ответственного лица

Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.

Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).

Читайте также:  Детское питание Малютка инструкция по применению

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица

Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.

Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

  • Производится инвентаризация.
  • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — .

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Также может быть использован соответствующий бланк.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

  • дополнительном соглашении к договору;
  • должностной инструкции;
  • локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений 2-го пункта 12-й статьи ФЗ от 21-го ноября 1996-го года N 129-ФЗ, смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют Методические указания от 13-го июня 1995-го N 49.

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

  • работников административного органа;
  • сотрудников – бухгалтеров;
  • иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

  • Приказ о смене материально-ответственного лица.
  • Приказ о том, что проводится инвентаризация.
  • Инвентаризационные описи.
  • Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
  • Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

  • Наименование учреждения.
  • Наименование документа.
  • Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
  • После руководителем вставляется слово «приказываю».
  • Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

приказа о смене материально-ответственного лица – word.

фото-4

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.
Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Читайте также:  Государственное регулирование рынка

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

  • название документа;
  • день заполнения бланка;
  • название фирмы, составившей данный документ;
  • наименование бланка;
  • ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
  • перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
  • персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

акта передачи товара и тары форма ОП-18 – excel.

акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица – word.

фото-6

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Правила и сроки хранения

Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.

После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).

Источник

Акт приема передачи материальных ценностей: образец (простой)

Унифицированные формы бланка акта приема передачи материальных ценностей могут применяться только в отдельных видах деятельности организации. Например, такая форма есть для предприятий общественного питания (форма ОП-18). Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Кроме того, существует акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1). Она утверждена Постановлением Госкомстата от 09.08.1999 № 66.

Эти образцы можно взять за основу, для разработки собственной формы акта. Они могут быть доработаны с учетом потребностей конкретной организации. Образец Акта приема передачи материальных ценностей, который вы создали для себя самостоятельно, вы должны утвердить в качестве элемента учетной политики.

Акт приема передачи: обязательные реквизиты

Акт является первичным документом. Поэтому в нем должны быть следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • наименование. Например, Акт приема передачи материалов
  • дата, на которую он составлен;
  • название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • перечень имущества, который передается и принимается по Акту;
  • количество передаваемых ценностей и единицы измерения по ним;
  • стоимость передаваемых ценностей;
  • должности лиц, которые отвечают за оформление операции
  • подписи этих лиц.

Обычно Акт составляют в трех или четырех экземплярах:

  • первый – остается у материально ответственного лица, который сдает ценности;
  • второй — остается у материально ответственного лица, который принимает ценности;
  • третий – передается в бухгалтерию принимающей организации;
  • четвертый – передается в бухгалтерию передающей организации.

Если имущество передается внутри одной организации (например, при смене материально-ответственных лиц), то достаточно трех экземпляров акта.

Пример
В организации общепита увольняется заведующий производством. Он является материально ответственным лицом. При передаче ценностей, которые находились в его ведении, был составлен акт по унифицированной форме ОП-18.

Были переданы следующие ценности:

— товары

Наименование

Единица измерения

Масса

Количество

Цена

Сметана

кг

0,5

50

40-00

Молоко

кг

1,1

40

35-00

Сливки

кг

0,8

30

110-00

Простокваша

кг

0,9

20

30-00

Ряженка

кг

1,2

25

32-00

Йогурт

кг

0,4

45

45-00

Варенец

кг

0,7

35

22-00

Бифилюкс

кг

0,6

55

25-00

Кефир

кг

1,2

65

20-00

Творог

кг

1,0

60

100-00

Наименование

Единица измерения

Количество

Цена

Банки

шт.

200

10-50

Бочки

шт.

3

250-00

Бутылки

шт.

500

25-10

Бидоны

шт.

50

50-80

Кадки

шт.

50

100-20

Фляги

шт.

10

550-00

Образец Акта приема передачи ценностей будет выглядеть так:

Акт приема передачи ТМЦ: образец (простой)

Вот другие образцы этого Акта, которые могут оформляться в различных ситуациях:

  • образец акта при приеме передаче арендованного имущества
  • образец акта при приеме передаче имущества в безвозмездное пользование
  • образец акта при приеме передаче предметов залога

Источник

Скачать акт приема-передачи ТМЦ: образец заполнения

Акт приема-передачи материальных ценностей каждая компания вправе разработать самостоятельно. В законодательстве нет обязательной формы этого документа. Правда есть унифицированный бланк при передаче на хранение. В статье можно скачать бланки и образец заполнения акта приема-передачи ТМЦ.

Бланк акта приема-передачи ТМЦ

Обязательной формы акта приема-передачи материальных ценностей в законодательстве нет. Поэтому каждая компания составляет документ в том виде, который разработает самостоятельно. Правда перед тем, как составить акт передачи материальных ценностей помните, что в нем должны быть все обязательные реквизиты первички. Узнайте, как проверьте первичку на опасные и безопасные ошибки по методичке налоговиков >>

Читайте также:  Работа тачковщик приемщик круглого леса в России 8378 вакансий

Перечень того, что должно быть в бланке первичного документа, чиновники закрепили в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому формы, утвержденные в организации, должны предусматривать:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Первичные документы вы можете разработать самостоятельно. Но тут не все зависит лишь от вашего удобства, ведь документами вы обмениваетесь с контрагентами и передаете в налоговую, чтобы подтвердить операции. Узнайте, от каких форм можно избавиться без всяких рисков, какие бланки можно объединить или упростить по набору реквизитов, а какие лучше оставить >>

Где скачать бланк акта приема-передачи ТМЦ

Как мы уже отметили, в законодательстве нет обязательных форм. Правда есть унифицированные, которые в свое время еще Госкомстат РФ. Но они тоже не являются обязательными для заполнения. К примеру, в постановлении Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66 есть акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение № МХ-1.

Другой пример – акт на передачу товарных ценностей, который компании используют при возврате ТМЦ, ранее сданных на хранение. Это форма также есть в постановлении № 66.Ниже мы приводим самые популярные бланки для актов. Вы их можете скачать совершенно бесплатно.

Источник



Акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому

Материально ответственные лица в организации могут меняться по нескольким причинам: увольнение, уход в отпуск, перевод работника на другую должность, порча доверенного имущества и т.д. Передачу объектов новому материально ответственному надо оформить документально, поскольку имущество компании находится под пристальным вниманием. Для этого составляют акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.

Особенности смены МОЛ

Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.

После ее осуществления устанавливается реальное количество объектов, которые передадут новому МОЛ. Также инвентаризация помогает понять, все ли объекты находятся в пределах компании, нет ли пропавших ценностей. Процедура проходит в присутствии обоих работников: старого МОЛ и нового. Акт инвентаризации составляют в 3 экземплярах: для каждого из работников и руководства организации.

Акт передачи матценностей можно оформить напрямую: то есть один работник передает их другому. Также передачу можно оформить через работодателя: старое МОЛ передает ценности работодателю, а он уже новому МОЛ. В нашем образце рассмотрен первый вариант.

Акт приема-передачи материальных ценностей будет подтверждать, что прежнее МОЛ передало объекты новому, все ценности в надлежащем состоянии, у работодателя нет претензий к увольняющемуся или переводящемуся на другую должность работнику.

К сведению! С новым работником работодатель должен заключить договор о полной материальной ответственности.

Составляем акт приема-передачи материальных ценностей от одного МОЛ другому

Законодательно закрепленной формы акта не существует. Для предприятий общепита разработана форма ОП-18 (акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица). На ее основе можно разработать собственную. Главное, не забывать о включении в бланк обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Составленный организацией бланк нужно зафиксировать в учетной политике посредством издания специального приказа руководителя.

В акте нужно указать следующую информацию, чтобы он имел юридическую силу:

  1. Наименование документа, место и дату его составления.
  2. ФИО и паспортные данные материально ответственных лиц, сдающего и принимающего материальные ценности.
  3. Документы-основания для передачи ценностей. Это приказ о смене МОЛ, трудовой договор с другим МОЛ.
  4. Перечень передаваемых материальных ценностей. Эту часть документа лучше оформить в виде таблицы с такими графами: номер по порядку, наименование объекта, инвентарный номер, единицы измерения, количество, цена, стоимость. В конце таблицы нужно подвести итоги по общей стоимости матценностей.

Акт приема-передачи материальных ценностей от одного МОЛ другому. Часть 1

  • Отметку о том, что ценности проверены сторонами, претензий к их характеристикам нет.
  • Количество экземпляров акта. Как правило, составляют в двух экземплярах: по одному для каждого МОЛ. Можно составить третий экземпляр для бухгалтерии.
  • Документ заканчивают подписями сторон и руководителя компании или его уполномоченного лица. С момента подписания акта ответственность за полученные объекты несет новое МОЛ.

    К сведению! Хранить заполненный и подписанный акт нужно в фирме в течение 5 лет.

    Источник