Меню

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием

Штатная расстановка – документ, который позволяет отследить вакантные места у работодателя. Формируют его на основе штатного расписания. В чем отличие штатной расстановки и штатного расписания, смотрите в таблице.

Чтобы понять, в чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием, необходимо разобраться, что в них отражать и как правильно составить. Образцы документов мы привели в статье, вы их можете скачать, подставить свои данные и распечатать.

Ведите кадровый учет в бухгалтерской программе БухСофт. Прием, увольнение, шаблоны документов и бесплатные консультации

Что такое штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – это внутренний кадровый документ, который показывает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании перечисляют структурные подразделения организации. Например: отдел бухгалтерии, отдел маркетинга, рекламный отдел, транспортный отдел и т. п.

В разрезе каждого подразделения указывают должности сотрудников, включая вакантные: бухгалтер, продавец, водитель и т. д. В отношении каждой должности проставляют число штатных единиц и размеры должностных окладов.

В Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, которые отменяют его составление. При этом есть аргументы в пользу оформления данного документа. Штатное расписание:

  • позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции: работ, услуг, затрат.

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием личных данных сотрудников (ФИО, табельных номеров, даты, когда были заключены или расторгнуты трудовые договора и т. п.) и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Сравнительный анализ штатного расписания и штатной расстановки смотрите в таблице в конец статьи.

Организация может по собственному выбору использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике, или применять самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель, если в ней есть все необходимые реквизиты из части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Как составить штатное расписание, показал и рассказал Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Как составить штатную расстановку и штатное расписание

Для штатного расписания существует унифицированная форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Она не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Поэтому организация или ИП вправе разработать свою штатку самостоятельно. Главное, включить в документ все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Штатное расписание компании должно быть актуальным. Это значит, что, если в компании происходит изменение перечня должностей, количества штатных единиц, окладов и надбавок, нужно оперативно внести в этот документ правки. Иначе возможны проблемы с налоговиками и фондами.

Штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Главное, указать дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Утверждает штатку руководитель организации или предприниматель.

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в роизвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.

Штатное расписание имеет динамичный характер. Оно будут изменяться по мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.).

По мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.) в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 42 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.

Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями. Чем это опасно и как лучше отражать сведения, объяснил Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Источник

Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

  • Что такое штатное расписание
  • Форма штатного расписания
  • Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
  • Чем грозит отсутствие штатного расписания
  • Требования к штатному расписанию
  • Ошибки при составлении штатного расписания
  • Как утвердить штатное расписание
  • Как внести изменения в штатное расписание
  • Периодичность составления документа и сроки хранения
  • Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

  • ТК РФ в статье 15;
  • ТК РФ в статье 57;
  • Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

При рассмотрении дел в судах сформировалось собственное определение. Под штатным расписанием понимают организационный документ, который принимает руководитель компании.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

  • Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
  • Данные о структуре компании, если она имеется;
  • Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
  • Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
  • Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
  • Иные сведения.

Обратите внимание, что при отсутствии ШР на предприятии невозможно правильно составить приказ о приеме на работу сотрудника и оформить с ним трудовое соглашение, а также внести данные в электронные или бумажные трудовые книжки.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

  • Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
  • Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
  • Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
  • Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.
Читайте также:  Руководство Siemens Siwamat XL 532

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

  • Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
  • Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:

  • Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
  • Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

  • Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
  • В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
  • Нужно указать сведения о структуре компании;
  • Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
  • В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Наиболее простой вариант выполнить перечисленные требования — загрузить бланк формы Т-3 и заполнить имеющиеся графы. Хотя каждый руководитель негосударственной компании имеет право разработать и принять ШР по собственной форме.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

  • В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
  • В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
  • Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
  • Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
  • Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
  • В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

  • Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
  • Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
  • Ставить печать на ШР не нужно;
  • Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Изменения в «штатку» вносятся двумя способами:

  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Если изменения в документе минимальны, можно использовать второй вариант. В случае, если объем поправок велик, лучше составить и утвердить новый документ.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Источник

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

Перечень структурных подразделений.

Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

определить наличие вакантных мест;

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Читайте также:  Как работает и действует лазерный эпилятор

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Источник



Штатная расстановка 2021 — образец заполнения, отличие от штатного расписания, бланк excel скачать, что это

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки?

В данном разделе Вы сможете ознакомиться, чем отличается штатное расписание от штатной расстановки. Как уже говорилось ранее, штатное расписание – это официальная бумага, в которой фиксируется структура, штат сотрудников и штатная численность компании. Но его можно оформить в электронном варианте на сайте фирмы, но для этого необходимо пройти обучение SEO, чтобы сотрудники маркетингового отдела смогли найти необходимую информацию.

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки.jpg

Госкомстат Российской Федерации разработал индивидуальную форму Т-3, которая не является обязательным документом, но есть формы внутри компаний, которые приравниваются к унифицированным. Такую форму можно заполнять в интернете – онлайн и сохранить на сервере, но чтобы это сделать правильно и там где нужно, необходимо знать, что такое облачный сервер и как он работает, для дальнейшего планирования рабочего процесса.

В штатное расписание входят такие графы:

  • название компании и официальной бумаги;
  • № документа, когда был составлен и сколько действует;
  • название и код ОКПО;
  • должности;
  • число штатных единиц;
  • тарифные ставки;
  • надбавка, которая полагается по специфике сотрудника;
  • подпись отвечающего за документационный оборот;
  • итог всех суммарных денежных, а также процентных эквивалентов.

Поэтому, штатное расписание получило второе имя — это план организации.

Штатная расстановка – это удобное строение, благодаря которому можно отразить реальное состояние штатной команды компании. Если есть возможность обратиться к специалистам маркетинга, то можно создать свой сервер, либо обзавестись виртуальным офисом и узнать что это такое, тем более он понадобиться для хранения определенных материалов. К данной расстановке добавляются такие графы, как:

  • ФИО сотрудника, который занимает определенное место по штатному расписанию;
  • число штатных единиц, которые могут быть замещены сотрудником;
  • дополнительные премии и бонусы, закрепленные за конкретным сотрудником, учитывая число на одну единицу, по замещению.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Код в штатном расписании: что это такое?

Код в штатном расписании – это указываются № подразделений в таком порядке, который позволит найти, кто находится в подчинении и структурированность фирмы в целом. Если предприятие имеет много отделов и подразделений, директор обязан утвердить классификацию штатного расписания – это официальная бумага, в которой устанавливается свой порядок, где отделы и должность сотрудников устанавливаются в штатном расписании, а также услуга SEO, которая необходима для раскрутки организации.

Код в штатном расписании что это такое.jpg

Коды подразделений обозначаются следующим образом:

  • административный отдел – 01;
  • бухгалтерия – 02;
  • работа с имеющимися клиентами – 03.

В штатном расписании код должности не утверждается, так как его нет ни в одном из договоров при устройстве на работу, тем более такого отдела нет в форме № Т-3.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Штатное расписание

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

Критерии Расстановка Расписание
Обязательность Не является обязательным документом. Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
Назначение Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.
Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.
Срок архивного хранения Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данных При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к форме Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. Существует строгая форма Т-3.
Читайте также:  Аскорутин Фармвилар инструкция по применению

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить документ

Перед началом использования приложения заполнить расстановку сотрудников в 1С ЗУП можно двумя способами:

  1. Автоматически путем переноса уже имеющихся данных в электронном виде. Этот вариант выполняется без вмешательства пользователя и рекомендован разработчиками.
  2. Самостоятельно путем ввода нового документа из раздела Данные на начало эксплуатации приложения.

При автоматическом создании пользователю программы 1С достаточно проверить, правильно ли перенесены данные. В случае ручного создания необходимо вводить такую информацию:

  • Реквизиты сотрудника, дату начала его работы, структурное подразделение предприятия и занимаемая должность;
  • Размер заработной платы, то есть обычные начисления за выполнение трудовых обязанностей;
  • Количество ставок и порядок пересчета;
  • Порядок выплаты авансового платежа. Обратите внимание, что в 1С ЗУП версии 2.5 применяется новый вид, который отсутствовал ранее в кадровом приложении;
  • График выполнения трудовых обязанностей сотрудников;
  • Присвоенный квалификационный разряд, если они используются в компании;
  • Данные о положенных и использованных отпусках.

При необходимости в приложение можно ввести данные о периодах работы, за которые не нужно рассчитывать платежи. Например, если до ввода в эксплуатацию новой версии 1С ЗУП для сотрудника был оформлен документ, подтверждающий его отсутствие на работе. Если в течение этого времени был выполнен переход, то нужно указать дату окончания такого отсутствия, чтобы за это время не начислять зарплату. Такие ситуации возникают, например, для матерей, ухаживающих за детьми возрастом до 3 лет.

При переносе в программе 1С ЗУП могут возникнуть ошибки, которые нужно исправить вручную. Например:

  1. Автоматически не проставляются отметки для работников, которые работают на предприятии по трудовому договору с указанным конечным сроком действия. Такая информация требует коррекции в ручном режиме.
  2. Из-за разницы в порядке начисления аванса в старой и новой версии 1С ЗУП возможны ошибки при начислении первого авансового платежа. Данные необходимо скорректировать вручную и проверить способ оплаты аванса.
  3. Ошибка в дате приема на работу. Нужно проверить данные в документах, которые составляются при переносе данных.
  4. Ошибки в списке начислений для работника. Необходимо проверить, правильно ли выбраны способы начисления. Переносятся только плановые, поэтому если дополнительные отсутствуют, их необходимо добавить.

После заполнения начального документа его нужно провести в учете, нажав соответствующую кнопку.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Штатная расстановка в 2021 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

  • Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
  • После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
  • Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
  • Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Что такое бестарифная система оплаты труда? Узнайте из статьи. Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.

Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Заполнение документа Начальная штатная расстановка в 1С:ЗУП 3.1

При внедрении программы 1С, оформить требующийся документ можно одним из следующих способов:

  • Автоматически – при внесении информации в программу. Проводится по умолчанию.

  • Вручную – через подраздел «Данные на начало эксплуатации». Кликайте на «Создать новый элемент копированием текущего» или «Создать».

Заполнение акта «Прием на работу» не проводится, если по работнику ведется документ «Начальная штатная расстановка».

При автоматическом формировании документации, следует контролировать правильность вносимой информации. Ошибки, которые могут быть при этом допущены, мы разберем немного позднее.

При формировании акта вручную, в появившееся окно нужно внести следующие сведения:

  • Работник;
  • Время поступления на работу;
  • Тип трудовой занятости;
  • Занимаемая должность;
  • Заработная плата (нынешние штатные начисления);
  • Подразделение;
  • Система расчета тарифа (информация о ставках вносится с учетом выбранного типа начислений для работника);
  • Число тарифных ставок;
  • Метод выдачи аванса (в редакции 3.1 программы 1С используется новый тип «Процент от тарифа» — в прежней версии софта он отсутствовал);
  • При наличии такового – раздел или категория;
  • Рабочий график;
  • Информация об отпуске (вносятся сведения о праве на отпуск, плюс – информация о нынешних остатках отпусков по всем сотрудникам в отдельности по рабочим периодам, иными словами, внизу табличной части может предусматриваться более одной строки).

Источник