Меню

Требования которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Приказ о пропускном режиме в организации

Приказ о пропускном режиме в организации ─ это официальное распоряжение директора, составленное в письменной форме. Он подразумевает вход либо выход на территорию компании, организации, фирмы или предприятия по специальным пропускам через КПП, который полностью исключает бесконтрольный вход или выход, передвижение через него товарно-материальных ценностей.

Зачем вводить такой режим

Организация вводит пропускной режим для того, чтобы:

  • регистрировать и вести учет посетителей;
  • контролировать, когда работники приходят и уходят;
  • создать обстоятельства, которые помогут предотвратить бесконтрольное проникновение посторонних, а также незарегистрированных автомобилей;
  • быстро выявлять обстоятельства, которые могут принести ущерб интересам предприятия (имеется в виду кража);
  • увеличить прибыль за счет борьбы с выносом имущества, принадлежащего организации;
  • вовремя выявлять различные правонарушения;
  • поддерживать внутренний распорядок с учетом особенностей деятельности предприятия;
  • охранять имущество и сведения в виде документов, схем, изделий, относящиеся к коммерческой тайне организации.

Что же касается вопроса о том, кто несет ответственность за пропускной режим, то эта функция целиком ложится на начальника службы охраны.

Сведения, которые должны быть отображены в приказе

В приказе должно содержаться следующее:

  • название документа;
  • полное название организации;
  • заголовок;
  • дата, когда был составлен документ;
  • регистрационный номер;
  • город, где был составлен документ;
  • с какой целью было решено ввести приказ;
  • начало текста должно начинаться со слов: «ПРИКАЗЫВАЮ»;

Приказ о пропускном режиме в организации. Образец. Часть 1

  • полное наименование организации, где планируется установить режим;
  • дата, когда планируется ввести режим;
  • дата, когда будет утвержден и введен в действие дополнительный документ «Положение о пропускном режиме»;
  • ФИО начальника службы безопасности, который будет отвечать за работу, касающуюся изготовления и выдачи специальных пропусков для сотрудников организации;
  • срок выдачи;
  • ФИО менеджера по персоналу, который под роспись ознакомит весь рабочий персонал с «Положением о пропускном режиме»;
  • дата, до которой необходимо ознакомить сотрудников;
  • ФИО лица, который будет нести ответственность за создание и ведения контроля за соблюдением пропускного режима;

Приказ о пропускном режиме в организации. Образец. Часть 2

  • ФИО лица, который будет контролировать исполнение приказа;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись начальника службы безопасности и ее расшифровка;
  • подпись менеджера по персоналу и ее расшифровка.

К приказу обязательно должен прилагаться дополнительный документ «Положение о пропускном режиме», который состоит из трех частей:

  1. Общие положения.
  2. Порядок входа и выхода рабочего персонала и посетителей.
  3. Заключительное положение, в котором четко прописано, что делать в случае потери либо порчи пропуска и что ждет сотрудников, если нарушить требования компании или организации.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа надо соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами или словесно-цифровым способом.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.
Читайте также:  Отпугиватель грызунов Электрокот

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • не проставить или написать неправильную дату составления документа;
  • не указать ФИО руководителя службы безопасности;
  • не указать ФИО руководителя отдела персонала;
  • дописать текст простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • сделать запись неразборчивым почерком;
  • сделать много помарок и исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно написать наименование организации;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно лишь тогда, когда ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового документа, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный номер;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста в приказе должно начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
    • кратко, почему его решили отменить;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Заключение

Итак, введение пропускного режима в организации (это особенно касается тех, кто работает с информацией, которая не подлежит разглашению) является обязанностью директора.

Чтобы пропускной режим заработал и начал приносить плоды, директору необходимо создать все необходимые условия, провести беседу с рабочим персоналом и определить тех, кто будет нести за это ответственность. Самое главное, чтобы вся эта деятельность осуществлялась в соответствии с нормативными правовыми актами.

Организация, работающая с секретными сведениями, должна иметь службу охраны и безопасности, которая не только охраняет секретную информацию, но и контролирует рабочий персонал, имеющий к ней допуск. А еще служба охраны и безопасности осуществляет контроль за соблюдением и обеспечением выполнения установленных правил и предписаний организации. Таким образом, пропускной режим помогает организации своевременно пресекать любые негативные явления и обеспечивать безопасность гостей, персонала и сохранность материальных ценностей.

Источник

Должностная инструкция дежурного бюро пропусков

Должностная инструкция дежурного бюро пропусков

Общие положения

1.1. Дежурный бюро пропусков относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность дежурного бюро пропусков назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего бюро пропусков].

1.4. Дежурный бюро пропусков должен знать:

— структуру предприятия и режим работы его подразделений;

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регламентирующие пропускной режим на предприятии;

— правила и порядок выдачи пропусков и других пропускных документов;

— порядок получения, учета и хранения бланков и возвращенных пропусков;

Читайте также:  Бензиновый генератор STURM PG8728E

— формы документов, на основании которых оформляются различные виды пропусков;

— порядок учета и составления установленной отчетности;

— основы организации труда;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Дежурный бюро пропусков подчиняется непосредственно заведующему бюро пропусков.

Источник

Выдача пропусков должностная инструкция

Должностные обязанности. Организует работу бюро в соответствии с установленным порядком и действующими руководящими документами по организации пропускного режима предприятия, учреждения, организации. Обеспечивает соблюдение пропускного режима и осуществляет контроль за правильностью оформления, выдачей и возвратом пропусков, дающих право прохода (выхода) на предприятие, в учреждение, организацию или въезда (выезда) на их территорию, а также учет и хранение бланков и возвращенных пропусков. Руководит работой по подготовке необходимых отчетов и справок, связанных с деятельностью бюро и выдачей пропускных документов. Составляет в установленном порядке акты на уничтожение документов, срок хранения которых истек.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации пропускного режима; правила и порядок выдачи пропусков; структуру предприятия, учреждения, организации и режим работы их подразделений; порядок учета и хранения бланков и возвращенных пропусков; руководящий состав работников предприятия, учреждения, организации и образцы подписей лиц, имеющих право разрешать выдачу пропусков; основы организации труда; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Источник



Примерная форма должностной инструкции дежурного бюро пропусков (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]

[ должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию ]

[ число, месяц, год ]

Должностная инструкция
дежурного бюро пропусков

[ наименование организации, предприятия и т. п. ]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: «Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления» и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Дежурный бюро пропусков относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность дежурного бюро пропусков назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [ заведующего бюро пропусков ].

Читайте также:  8 Android приложений превращающих смартфон в пульт для техники

1.4. Дежурный бюро пропусков должен знать:

— структуру предприятия и режим работы его подразделений;

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, регламентирующие пропускной режим на предприятии;

— правила и порядок выдачи пропусков и других пропускных документов;

— порядок получения, учета и хранения бланков и возвращенных пропусков;

— формы документов, на основании которых оформляются различные виды пропусков;

— порядок учета и составления установленной отчетности;

— основы организации труда;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Дежурный бюро пропусков подчиняется непосредственно заведующему бюро пропусков.

1.6. На время отсутствия дежурного бюро пропусков (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный приказом руководителя предприятия.

1.7. [ Вписать нужное ].

2. Должностные обязанности

Дежурный бюро пропусков:

2.1. Выписывает, оформляет и выдает в соответствии с установленным порядком постоянные, временные и разовые пропуска и другие пропускные документы, предоставляющие право прохода (выхода) на предприятие или въезда (выезда) на его территорию.

2.2. Регистрирует в журналах либо в других первичных документах пропускные документы и ведет учет полученных незаполненных бланков, выданных и возвращенных пропусков.

2.3. Передает на подпись руководителю предприятия постоянные пропуска, следит за своевременным их возвращением.

2.4. Составляет ежегодные отчеты о выдаче и возврате пропусков различного вида и подготавливает необходимые справки, связанные с оформлением пропускных документов.

2.5. Обеспечивает сохранность незаполненных бланков и возвращенных пропусков.

2.6. [ Вписать нужное ].

Дежурный бюро пропусков имеет право:

3.1. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководителя у работников подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [ Указать иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации ].

Дежурный бюро пропусков несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [ Вписать нужное ].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [ наименование, номер и дата документа ].

Источник