Меню

Кто такой специалист по тендерам и как им стать

Кто такой специалист по тендерам и как им стать?

Работа тендерного специалиста объединяет комплекс знаний в области юриспруденции, технологий и менеджмента. С чего начать новичку и какими ресурсами пользоваться?

Специалист по тендерам встречается как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика. Со стороны заказчика обязательно должен быть контрактный управляющий либо целая контрактная служба с руководителем, причем необязательно отдельное подразделение, это могут быть сотрудники различных подразделений, собранные в одну команду, которые выполняют обязанность сотрудника контрактной службы. Также у заказчика может быть руководитель комиссии, член комиссии (конкурсной, закупочной, аукционной, котировочной).

Если рассматривать ситуацию с точки зрения участника (поставщика), то в этом случае многое определяет факт того, кто в компании занимается продажами в том числе и через участие в тендерах: сотрудник коммерческого отдела, сотрудник отдела продаж, любой сотрудник компании.

В чем разница между специалистами заказчика и специалистами по тендерам поставщика? Для заказчиков законом установлено, что лица, которые занимаются закупками, должны иметь определенный уровень образования (ч. 6. ст. 38 № 44-ФЗ). Заказчик включает в состав комиссии тех, кто прошел профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (ч. 5. ст. 39 № 44-ФЗ).

В отношении заказчиков применяются два профстандарта, а также ряд других документов:

  • Приказ Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631 «Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе»
  • Письмо Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015 «О направлении методических рекомендаций…» (для учебных центров, которые занимаются профессиональной подготовкой и переподготовкой).

Законодательная база — это основа знаний специалистов по тендерам. Основополагающий закон — это Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Если даже организация попадает под № 223-ФЗ, но по каким-то причинам не может по нему работать, то она попадает под действие 44-ФЗ. Поэтому № 44-ФЗ должны знать все специалисты по тендерам у любого заказчика.

Помимо этого, важно знать те части Гражданского кодекса, которые относятся к контрактам, договорам. Поскольку любые неправомерные действия заказчика могут быть оспорены и доказаны, важно разбираться и в КоАП. Если тендеры касаются строительных работ, то определенные статьи Градостроительного кодекса тоже не стоит оставлять без внимания. Не лишним будет знание и Трудового кодекса. Определенную роль играет Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции», поскольку при закупках нередко возникают спорные ситуации по поводу возможных нарушений, и в этих случаях знание закона особенно важно.

Ресурсы для специалиста по тендерам

Информацию о закупках предоставляют следующие ресурсы:

  • Официальный сайт ЕИС.

Единая информационная система включает огромные объемы информации по закупкам: планы, планы-графики, информацию о закупках, реестр контрактов, реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, проверок и их результатов. Кроме того, на сайте можно ознакомиться с типовыми контрактами, нормативно-правовыми актами и другими необходимыми документами.

  • Электронные торговые площадки (таких площадок сейчас 6). Поставщикам нужно разбираться в регламентах таких площадок и даже в интерфейсах, поскольку у каждой площадки свои особенности. Заказчику в этом смысле проще — он вправе выбрать ту площадку, где ему удобнее работать.

Чем полезен этот источник? Благодаря информационной функции можно ознакомиться со списком компаний, работающих на площадке, и получить информацию по конкретным участникам. Кроме того, можно осуществлять поиск покупателей и потребителей интересующих работ и услуг, а также изучать потребности и предложения работ и услуг от организаций, представленных на ресурсе.
Площадка выступает также и как мощный аналитический инструмент, позволяя сравнивать показатели деятельности компаний, выбирать контрагентов с учетом различных критериев.

  • Поисковая система Контур.Закупки. Прежде всего она рассчитана на поставщиков. Они ищут информацию о закупках — это задача поставщика. Подобные площадки позволяют не только производить поиск, но и осуществлять аналитическую работу: какие жалобы были на заказчика, как он платит и т.д.

Информацию о заказчиках / участниках дают следующие ресурсы:

  • Реестры: ЕГРЮЛ/ЕГРИП; Реестр недобросовестных поставщиков (можно проверить, числится ли в нем конкретная компания); Реестр жалоб (можно изучить поведение заказчика или поставщика: часто ли на заказчика жалуются и насколько любит жаловаться поставщик).

Информация заказчика — это важная составляющая работы, так как можно наблюдать, кто из конкурентов выходит на рынок. Реестры.

  • Сервис быстрой проверки контрагентов Контур.Фокус.
  • Официальные сайты органов исполнительной власти, министерств и ведомств.
  • Справочные системы: Консультант, Гарант, Контур.Норматив.
  • Сообщества и социальные сети.

Какими навыками должен обладать тендерный специалист

Для заказчиков разработаны профстандарты, которые они обязаны применять в отношении своих сотрудников. Речь идет о следующих документах:

  • Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»
  • Приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 626н «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок»

Организация-заказчик должна подготовить своего работника таким образом, чтобы он в соответствии со стандартами исполнял свои трудовые функции. У поставщика такой обязанности нет, хотя работник контрактной службы или работник отдела продаж, работая с теми же самыми ресурсами и контрактами, все же должен разбираться в ряде вопросов. Специалист поставщика не обязан касаться вопросов планирования, нормирования, формирования отчетности, но читать соответствующие документы он должен, чтобы понимать, как нормируются закупки у конкретного заказчика, как заказчик формирует план-график. Поиск, анализ, оценка документации, соблюдение регламентов — эти навыки нужны специалисту поставщика.

Повышать профессиональный уровень и квалификацию специалист по тендерам может прежде всего на рабочем месте, накапливая опыт. Однако он может получить и дополнительное образование в учебном центре (очно или дистанционно).

Для получения дополнительного профессионального образования нужно обязательно обладать высшим или средним профессиональным образованием (то есть должен быть документ, подтверждающий его наличие). Либо нужно быть студентом, в настоящее время проходящим обучение.

Как стать специалистом по тендерам: рекомендации экспертов

Станислав Грузин, заместитель директора департамента обучения и правовой экспертизы OTC.RU и эксперт в области проведения закупок в соответствии с 223-ФЗ, 44-ФЗ, советует после изучения двух основополагающих законов начать участвовать в небольших тендерах по 44-ФЗ. Почему? Смотрите в видео:

Олег Бируля, эксперт по тендерам и специалист в области госзакупок, считает, что работа тендерного специалиста объединяет комплекс знаний в области юриспруденции, технологий и менеджмента. Подробнее об этом он рассказывает в видеофрагменте вебинара «Как стать специалистом по тендерам»:

Онлайн-обучение и экспертная поддержка в сфере закупок

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!

Источник



Тендерный отдел: чем занимается отдел, его функции и задачи?

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела, от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

  1. Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика
  2. Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика
  3. Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?
  4. Как создать тендерное подразделение?
  5. Принятие решения
  6. Создание отдела на основеKPI
  7. Распределите обязанности
  8. Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

  1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
  2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
  3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
  4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
  5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
  6. Следить за итогами торгов.
  7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
  8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
  9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.
Читайте также:  Инструкция пожарной безопасности при обнаружения пожара

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.

О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

  • Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
  • Готовить план-график закупок на будущий период.
  • Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
  • Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
  • Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
  • Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
  • Вести отчетную документацию по закупкам.
  • Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
  • Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

  1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
  2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
  3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
  4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
  5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.

Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.

Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.

Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе. Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации. Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.

При формировании KPI тендерного отдела:

Планируйте — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

  1. Оформлять/продлевать КЭП.
  2. Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
  3. Подготавливать и настраивать ПО для работы.
  4. Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
  5. Оформлять весь пакет документов.
  6. Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
  7. Оценивать конкурентоспособность на рынке.
  8. Анализировать проведенные торги.
  9. Готовить и подавать заявки.
  10. Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
  11. Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
  12. Получать тендерные займы и банковские гарантии.
  13. Сотрудничать с субподрядчиками.
  14. Принимать участие в электронных торгах.
  15. Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
  16. Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
  17. Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
  18. Заключать договора.
Читайте также:  Условные обозначения и аббревиатура

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

  1. Настроенное программное обеспечение.
  2. Наличие электронной подписи.
  3. Наличие необходимых для работы программ.
  4. Высокоскоростной интернет.
  5. Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

  1. Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
  2. Видеозвонки.
  3. Общий чат с коллективом.
  4. Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.

Источник

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

  1. Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
  2. Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
  3. Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
  4. На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

  • законченное высшее образование по экономическому профилю;
  • хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
  • стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

  • нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
  • составление документальной отчетности по закупкам;
  • деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
  • особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
  • отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
  • составление и оформление договоров;
  • отслеживание качества закупаемых товаров;
  • сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
  • нахождение альтернативных поставщиков;
  • использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами РФ;
  • внутренними документами компании;
  • разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

  1. Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
  2. Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
  3. Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
  4. Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
  5. Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
  6. Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
  7. Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
  8. Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
  9. Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
  10. Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
  11. Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
  12. Мониторинг своевременной оплаты закупок.
  13. Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
  14. Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
  15. Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
  16. Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

  1. В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
  2. В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
  3. За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
  4. За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

  1. Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
  2. Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
  3. Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
  4. Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
  5. Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
  6. Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
  7. Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
  8. Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

  1. С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
  2. С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
  3. С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
  4. С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.
Читайте также:  РАСПОРЯЖЕНИЕ от 14 апреля 2020 г N 831 р О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ИНСТРУК

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

  1. Общий раздел.
  2. Функции.
  3. Права.
  4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Источник

Должностная инструкция начальника отдела тендеров

Company

  • Главная
  • Аутсорсинг закупок
  • Статьи
  • Обучение
  • Аудит

Company

  • Главная
  • Аутсорсинг закупок
  • Статьи
  • Обучение
  • Аудит
  • Направления аутсорсинга закупок
  • Аутсорсинг закупок
  • Договор-оферта
  • Прайс-лист
  • Порядок оказания услуги
  • Отчет по заявке на закупку
  • Отчет проверки багонадежности контрагента
  • Обучение и деловые игры
  • Деловая игра «Beer distribution game»
  • Прогнозирование спроса и управление запасами
  • Азбука профессионального закупщика
  • Базовый курс по логистике и SCM
  • Лучшие практики складской логистики
  • Деловая игра «Orange»
  • KPI в цепях поставок
  • Особенности перевозок железнодорожным транспортом
  • Тактика ведения ВЭД в условиях кризиса
  • Логистический аудит склада
  • Аудит системы управления закупками
  • Аудит системы управления запасами
  • Аудит поставщиков
  • Аудит системы продаж и операций S&OP

1.1. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно Директору по логистике или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора.
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее 7 лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность организации;
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту;
— формирование ассортимента, определение объемов;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

2. Должностные обязанности директора по закупкам

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки, критериев и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими;
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права директора по закупкам

3.1. Директор по закупок имеет право:
— действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства, касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений;
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.

Источник