Меню

Хватит развязывать сотрудникам руки 5 причин по которым важно иметь должностные инструкции

Составляем должностную инструкцию

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Трудовые отношения
Анастасия Моргунова, директор департамента налогового консалтинга интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

– установление пределов ответственности работника.

В каких случаях должностная инструкция обязательна?

– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);

– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.

Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org. На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.

Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).

Для чего пригодится должностная инструкция?

– обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– распределить трудовые функции между работниками;

– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;

– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).

Из каких разделов состоит должностная инструкция?

В этот раздел включаются:

1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);

2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;

3) требования к знаниям работника («должен знать»). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;

4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:

– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);

– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));

– приказы и распоряжения руководителя организации;

– распоряжения руководителя структурного подразделения;

– непосредственно должностная инструкция;

5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);

6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);

7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).

Должностные обязанности.

В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.

Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.

В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.

Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на сайте www.moedelo.org.

Читайте также:  Двухуровневый датчик удара StarLine SS205

Права.

В данный раздел включаются:

– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;

– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;

– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.

Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

Ответственность.

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:

– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;

– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).

Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. «а» п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).

2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, — с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).

В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:

– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);

– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);

– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);

– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).

Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.

Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно , не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Читайте также:  Стимулятор плодообразования Бутон инструкция по применению состав и механизм действия

Источник



Должностная инструкция

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» говорится, что «квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности». Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ» утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235, сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие «квалификационных характеристик» — «Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».

Раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих.

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Источник

Работаю без должностных инструкций. Так можно?

Читатель Сергей спрашивает:

У меня пиццерия, и мы не составляем должностные инструкции для сотрудников, а пишем обязанности в договоре. Недавно прочитал, что инструкции нужно иметь. Что мне грозит, если их нет?

Составлять должностные инструкции необязательно

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Источник

«Хватит развязывать сотрудникам руки». 5 причин, по которым важно иметь должностные инструкции

«Некоторые собственники воспринимают должностные инструкции для подчиненных как атавизм и считают контракт исчерпывающим документом при оформлении трудовых отношений. Это ошибка», — уверен Андрей Зятьков, юрист, основатель проекта pravohelp.by. О том, как правильно составить должностную инструкцию, положения об отделах и почему это так важно сделать, — читайте в нашем материале.

Андрей Зятьков Магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.byАндрей Зятьков
Юрист, магистр юридических наук, руководитель проекта pravohelp.by

Если организация при приеме работника в штат не оформляет должностную (рабочую) инструкцию, она допускает ошибку. Отсутствие таких документов в первую очередь негативно влияет на работодателя. Ведь если нет точного перечня функциональных обязанностей работника, его сложно привлечь к какой-либо ответственности в случае их нарушения. Грубо говоря, отсутствие должностной инструкции развязывает сотрудникам руки.

Да, существует Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), содержащий стандартный перечень их функциональных обязанностей. Но это не отменяет необходимости четкой конкретизации этих обязанностей с учетом специфики компании и ознакомления работника с его обязанностями под подпись.

О том, почему трудового контракта недостаточно и как правильно составить должностную инструкцию, я расскажу далее.

Должностная инструкция

Но давайте по порядку разберем, в чем состоят необходимость и польза продуманной и четко проработанной инструкции для работника не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения практической пользы. Здесь можно отметить следующее:

Читайте также:  Фармакологические свойства препарата Юнидокс солютаб

1. Контракт определяет базовые принципы взаимодействия в отношениях между работодателем и работником. А должностная инструкция определяет правовое положение работника в организации, его трудовые функции, права и обязанности, а также предусматривает ответственность за их невыполнение или выполнение в ненадлежащем качестве.

Например, менеджер по продажам по умолчанию должен продавать. У него есть база клиентов, по которой он работает и предоставляет отчеты. Инструкция позволяет определить базовые правила взаимодействия работника и работодателя. Так, четкое определение, что работник ведет клиентов в программе Х, должен совершать минимум Y звонков в неделю и рассылать столько же писем, а отчеты предоставлять непосредственному руководителю раз в месяц, устраняют какое-либо недопонимание работником своих обязанностей. Есть сроки выполнения и определенные объемы работ, и каждый может обратиться к инструкции (положению), чтобы при необходимости разобраться, кто прав, а кто — нет.

Эти простые и четкие правила значительно облегчают взаимодействие работодателя и работника.

Фото с сайта m24.ru

Фото с сайта m24.ru

2. Подробно составленная инструкция поможет создать четкую картину, чем занят конкретный работник, что входит в его компетенции. Это даст вам возможность увидеть, какие функции работников дублируются, какие из них лучше делегировать другим сотрудникам, а какие требуется детализировать.

Например, при подготовке документов в суд на одном предприятии выяснилось, что специалист по работе с клиентами и бухгалтер независимо друг от друга готовят копии документов для юридического отдела. Зачем дублировать функционал, когда специалист может быть ответственным за подготовку документов, а бухгалтер — за своевременную оплату? Это разграничивает ответственность в случае, если при подготовке документов возникли ошибки или дублирование функций.

Нужно четко определить, где именно забуксовал рабочий процесс. Тогда вам будет легче исправить ситуацию.

Иначе на практике при дублировании функций сотрудников будет работать принцип «горячей картошки» — перекладывания ответственности друг на друга. Для устранения подобных ошибок в будущем и нужны должностные инструкции.

3. Разграничение ответственности работников. Инструкция позволяет четко определить, кто за что отвечает, и, соответственно, требовать от работников исполнения их обязанностей. В случае какого-либо чрезвычайного происшествия установить виновность конкретного работника, не имея документа с описанием, что именно он обязан делать, кому докладывать и за что нести ответственность, будет крайне сложно.

А должностная инструкция позволит быстро установить виновного и справедливо применить дисциплинарные взыскания.

4. Должностные инструкции помогают создать иерархию. Это особенно важно, если вы создаете компанию с нуля. Сначала выстраивается иерархическая таблица для формирования отделов, потом в инструкции прописывается, кто, кому и в каком порядке подчиняется. Это эффективная система, позволяющая установить рамки субординации и консолидировать сотрудников.

Например, для небольшого производства была разработана такая структура:

Изображение предоставлено автором

Изображение предоставлено автором

Это важно на любом этапе работы. На практике даже в небольшой компании устное подчинение порождает формализм, потому что сотрудники просто не могут понять цепочку взаимодействия. О строгой дисциплине вообще речь не идет. Но четкая структура в организации, позволяет избежать недопонимания и скрытых конфликтов.

Когда условно есть два заместителя директора и они поочередно дают указания сотруднику (а иногда одно указание противоречит другому), это приводит к стагнации рабочего процесса. Кроме того, нарушение иерархии, когда, например, замдиректора в обход главного инженера дает работнику какие-то задания, может привести к конфликтам.

5. В то же время инструкция не может быть исчерпывающим документом. В жизни все гораздо сложнее, чем на бумаге, и всего предусмотреть нельзя. Не зря ведь существует термин «итальянская забастовка».

Итальянская забастовка — форма протеста наряду с забастовкой и саботажем, при которой сотрудники предприятия предельно строго исполняют свои должностные обязанности и правила, ни на шаг не отступая от них и ни на шаг не выходя за их пределы. Иногда итальянскую забастовку называют работой по правилам (от англ. work-to-rule).

Такой метод забастовочной борьбы весьма эффективен, так как работать строго по инструкциям практически невозможно. Вкупе с бюрократическим характером должностных инструкций и невозможностью учесть в них все нюансы производственной деятельности, такая форма протеста приводит к существенному спаду производительности и крупным убыткам для предприятия.

И тем не менее. Инструкция может охватить максимальное количество важнейшего функционала: от выполнения работ в штатном режиме до информирования определенных ответственных лиц в случае ЧП. Ведь иногда они случаются, потом происходит расследование, в ходе которого выясняют, кто что делал, в соответствии с какими документами, кто как отреагировал, кому доложил о ситуации, что предприняло ответственное лицо и т.д.

Кроме того, подписанная работником инструкция повышает его личную ответственность. Подписывая документ, человек берет на себя четкие и понятные обязательства, и сам контролирует их выполнение. Кроме всех перечисленных выше преимуществ создания должностных инструкций, их наличие — это честно и справедливо по отношению к сотруднику. А это ценится любым соискателем работы.

В соответствии со всем сказанным выше, структура должностной инструкции может быть приблизительно такой:

  • Общие положения
  • Квалификационные требования
  • Задачи (функции)
  • Должностные обязанности
  • Права
  • Оценка работы и ответственность.

Фото с сайта kv.by

Фото с сайта kv.by

Положения в организации — это не отписка

Что касается положений в организации, то они важны для выстраивания работы вне должностных инструкций. Они регулируют иные действия сотрудников — от договорной работы до информационной безопасности компании, порядка взаимодействия отделов и т.п.

И речь здесь идет не только о коммерческой тайне, но и о регламенте работы в той же сети Интернет, например, для предотвращения взлома. В таком положении может быть прописано, какие файлы с каким форматом на почте не следует открывать, какие программы использовать для защиты и т.п.

Положения должны быть размещены в открытом доступе для любого работника, чтобы при возникновении сомнений в правильности своих действий он мог обращаться к этому документу как пособию. Особенно важно понимать, что это должна быть не отписка, не шаблонный документ, а документ, подготовленный под реалии компании. Например, положение о договорной работе включает следующие пункты:

  • Общие данные (включая термины договора и понятия, которые будут встречаться в положении), обработка и хранение договоров
  • Подготовка и заключение договора (кем, в какие сроки и каким образом происходит заключение договора, какие пункты должен содержать договор, каким образом проверяют контрагента и т.д.)
  • Регистрация и хранение договоров (кто и каким образом договор регистрирует и где хранит)
  • Контроль за исполнением договора (кто и каким образом контролирует исполнение договора). Здесь уже может быть отсылка к положению о претензионно-исковой работе, которое формирует алгоритм взыскания задолженностей
  • Ответственность сторон (кто и за что отвечает при неисполнении или ненадлежащем исполнении договора).

Положение должно быть не документом для галочки, а рабочим инструментом, к которому можно обращаться за помощью в случае возникновения спорных ситуаций.

В заключение

Как видите, инструкции и положения, которые созданы под нужды конкретной компании, позволяют не только четко выстроить работу предприятия, но и найти слабые места в работе и устранить их.

Главное, составлять их правильно и в соответствии с нормами законодательства, изложенными в следующих документах:

Важно также понимать, что охватить все рабочие моменты «от и до», никакими инструкциями и положениями невозможно. По-настоящему важно и ценно, когда эти документы — не просто формальность или перегруженный обязанностями талмуд, а источник помощи при разрешении сложных вопросов и потенциальных конфликтов.

Именно в этом — главный смысл наличия в компании должностных инструкций и положений.

Источник