Меню

Идентификация товаров понятие виды методы способы обзор средств

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник



Как писать понятные инструкции для товаров: руководство для копирайтеров

Инструкция – справочный документ, где собраны правила эксплуатации товара. Это может быть руководство пользователя бытовой техники, указания к применению лекарственного препарата, статья в разделе FAQ или текст на пачке риса. Продавец обязан предоставить покупателю информацию о товаре согласно статье 10 закона России «О защите прав потребителей».

Разработкой инструкций занимается технический писатель, который совмещает гуманитарные и технические знания. Но во многих компаниях эти задачи возложены на аналитиков, менеджеров, копирайтеров.

Написать понятную инструкцию – рассказать о технически сложном товаре простым языком, без потери смысла.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Виды инструкций

По содержанию инструкции бывают:

  1. Описательные. Цель описательной инструкции – познакомить покупателя с товаром: рассказать о полезных функциях смартфона, возможностях сервиса, материалах оконного профиля или применении битумной мастики.

«Фалевая защелка – часть дверного замка для максимального прилегания полотна к коробке в закрытом положении».

  1. Сценарные. Сценарная инструкция – это пошаговое руководство для решения конкретной задачи. Например, как заменить струны на гитаре, запустить автотаймер регистратора или сварить пельмени.

«Включите стиральную машину с помощью кнопки СТАРТ.

Удерживайте кнопку таймера «5» до появления индикации «3h» на диалоговом окне».

Сценарные инструкции, кроме перечисления действий, обучают пользователя лайфхакам, профессиональным хитростям, горячим клавишам. Например, не все знают, что между рельсом встроенного шкафа-купе и потолком из гипсокартона нужно подложить фанеру. Иначе крепление со временем ослабнет.

Материалы сборки велосипеда – описательная инструкция, а порядок замены пробитой шины – сценарная.

Еще инструкции разделяются по формату:

  • текстовые;
  • видеоинструкции;
  • скринкастинг – запись действий с экрана компьютера;
  • инфографика – подборка иллюстраций для быстрой передачи сути;
  • FAQ – справочный раздел сайта для ответов на популярные вопросы.

Выбор формата зависит от продукта. Например, видео и скринкастинг хорошо расскажут о программном обеспечении. Инфографика наглядно продемонстрирует процесс сборки/разборки мебели. Текстовые (печатные и электронные) подходят для большинства физических товаров и объединяют несколько форматов в один документ.

Правила составления текстовых инструкций

Первым делом определитесь с покупателем товара и обстоятельствами, при которых инструкцию будут читать. Например, инструкцию для автомобильной фары читают в гараже или СТО. Поэтому разделите ее на два документа. В одном – расскажите о характеристиках, производителе, особенностях. В другом – покажите схему подключения. Желательно распечатать руководство на плотной бумаге, которая не порвется от многократного использования.

Для простых товаров, где не требуется подробное описание функций (например, компьютерная мышь) инструкция пишется в сжатой форме. Про новые товары на рынке, наоборот, стоит рассказать подробнее.

Кроме того, важен опыт покупателя. Например, профессиональным мебельщикам не интересен порядок установки фасадов – они и так это знают. Домохозяйкам и новичкам стоит объяснять все «на пальцах».

Читайте также:  Руководство по эксплуатации Мазда 6

Очевидно, что инструкции для дизельного генератора и чайника отличаются по объему и содержанию. Однако принципы составления для любого продукта – одинаковые.

Структура

Типовая инструкция включает следующие разделы:

  • общая характеристика и назначение товара;
  • техника безопасности;
  • обзор возможностей;
  • принцип работы;
  • установка;
  • устранение неисправностей;
  • гарантийные обязательства.

Составьте оглавление, если в инструкции более 5 листов. Это позволит читателю быстро перейти к нужному разделу и не искать информацию в интернете.

Внимательным читателям! Дарим скидку 35 % на оплату любого тарифа курса « Коммерческий автор » от онлайн-университета TeachLine. Чтобы активировать скидку, перейдите на страницу курса, прокрутите вниз, чтобы появилось всплывающее окно, и нажмите кнопку «Получить».

Оформление текста

Понятные инструкции – это инструкции, написанные в форме диалога с читателем. По возможности не используйте технические термины. Будьте последовательны в изложении. Например, не стоит писать про неисправности до перечисления режимов работы прибора.

Инструкция – официальный документ, поэтому уберите из текста воду, пустословия и личные суждения. При описании порядка действий глаголы ставьте в повелительное наклонение.

Для этого необходимо перейти в режим записи видео.

Перейдите в режим записи видео.

Ламинированное покрытие нужно протирать обычными моющими средствами.

Протирайте ламинированное покрытие обычными моющими средствами.

Все детали фурнитуры для получения легкого хода должны смазываться не реже 1 раза в год машинным маслом.

Смазывайте фурнитуру не реже 1 раза в год машинным маслом для получения легкого хода.

Избегайте слов «скорее всего», «наверно», «вероятно», «может быть» и подобных. Они вызывают чувство сомнения в экспертности автора.

Эта надпись говорит о вероятной поломке механизма.

Эта надпись говорит о поломке механизма.

Сбор данных скорее всего займет 10 минут.

Сбор данных займет 10 минут.

Структурируйте материал на тематические блоки. Используйте нумерованные и маркированные списки. Для лучшего восприятия текста оставляйте межстрочный интервал, а сами абзацы делайте короткими.

Удерживайте кнопку «Пуск» до появления желтой индикации на экране. Затем выберите в меню режим «Блок».

Для регулировки створки вам потребуется шестигранник, шлицевая отвертка и монтажный клин.

Для регулировки створки вам понадобятся:

Не используйте синонимы одного и того же термина. Они могут означать разные вещи. Читатель должен понять смысл, а не оценить словарный запас автора.

В документе недопустимо использование просторечий, сленговых выражений, жаргонизмов.

Номинальная мощность микроволновки – 700 Вт.

Номинальная мощность микроволновой печи – 700 Вт.

Граната автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Шарнир равных угловых скоростей (ШРУС) автомобиля передает крутящий момент на ось колеса.

Подберите читаемый шрифт текста. Шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia) имеют небольшие черточки по краям линий. Они подходят для объемных печатных документов в 12 размере. Шрифты без засечек (Arial, Verdana) хорошо читаются на электронных документах.

Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Исключения – заголовки, цитаты и врезки с важной информацией.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Допустимое напряжение в сети от 215 до 230 Вольт.

Иллюстрации

Картинки дополняют текст, быстрее доносят смысл и сокращают объем документа. Иллюстрациями могут быть схемы монтажа, скриншоты с экрана, графики, таблицы, векторные рисунки или реальные фотографии. Главное, чтобы картинки имели одинаковый размер и стиль.

Сделать скриншот можно с помощью горячих клавиш компьютера. Но для создания ярких изображений без знания специальных программ не обойтись. Например, графический редактор Adobe Photoshop позволяет рисовать и обрабатывать картинки любой сложности. Бесплатная версия для ознакомления доступна в интернете, но для полноценной работы стоит купить программу со всеми инструментами дизайнера.

Ну и в завершение, несколько полезных статей на тему дизайна:

Источник

Идентификация товаров: понятие, виды, методы, способы, обзор средств

Что же такое идентификация товаров и продукции — это работа по определению соответствия товарной позиции различным документам технического и нормативного характера, а также инструкциям и этикеткам. Важно, чтобы любая вещь соответствовала документации по множеству признаков, которые влияют на подлинность объекта. Это касается основополагающих характеристик, среди которых не может быть несущественных или тех, которые легко подделывать. Давайте разберемся, что это за процедура, как она выполняется, и какие средства в этом помогут.

идентификация это

Определение понятия идентификации

Этот термин переводится с латинского как «отождествление» — то, что долго не будет меняться. Слово многозадачное, его применяют в разных сферах и видах деятельности. Сюда же можно отнести проверку на таможне по маркировке, описанию и другим идентификационным признакам.

Это сложный и емкий процесс, часто длительный и дорогостоящий. Но это единственный способ выявить фальсификацию.

К фальсификату относятся подделки, подмена в процессе производства или продажи. Такие изделия отличаются сниженным качеством, не соответствуют заявленным свойствам, названию. Это реализация заведомо менее ценных вещей по завышенной стоимости. Важно своевременно идентифицировать все, что не подходит под характеристики, и убрать из продаж.

Виды и методы идентификации товаров: что это

Для полного понимания термина следует привести классификацию. Основных критериев всего четыре:

По материальному зафиксированному образу. Сюда относятся отпечатки протекторов шин и похожие примеры.

По установлению принадлежности чему-либо. Это обрывки тканей, обломки тарелок, отдельные детали или части, по которым можно провести проверку.

Поиск по памяти свидетелей. Устанавливают вещь по образам, которые помнят люди, видевшие идентифицируемый предмет.

Сравнение. Его проводят с помощью ранее определенных признаков, прикладывая их к искомому объекту.

Источник

Как упростить проверку клиентов по 115‑ФЗ: требования и инструменты

ЦБ РФ и Росфинмониторинг ужесточают контроль за исполнением требований по идентификации и оценке клиентов и отправке отчетов в надзорные органы субъектами 115-ФЗ. Чтобы избежать наказаний за нарушение требований закона, нужно своевременно собирать необходимые данные, присваивать им уровень риска и отправлять информацию в надзорные органы.

Вслед за активными проверками банков все субъекты 115-ФЗ, включая бухгалтеров, аудиторов и агентов недвижимости, также будут сталкиваться с активными проверками в 2019-2020 годах. Как показывают данные Росфинмониторинга, к самым распространенным нарушениям в рамках 115-ФЗ относятся нескачивание перечня террористов и экстремистов или нескачивание и неотправка сообщений по этим перечням. За такие нарушения налагается штраф в 200 000 руб. Неоднократные нарушения грозят приостановлением деятельности или отзывом лицензии компании. Согласно судебной практике, только 10 % от оштрафованных субъектов могут обжаловать постановления такого типа в суде.

Наказаний можно избежать, если вовремя собирать данные о клиентах, присваивать им соответствующий уровень риска и отправлять всю информацию в Росфинмониторинг или другие надзорные органы. Это можно делать самостоятельно или с помощью специальных инструментов.

Основные требования 115-ФЗ

К субъектам 115-ФЗ относятся лизинговые компании, организации, которые организуют и проводят лотереи и тотализаторы, включая онлайн-игры, компании-посредники, сопровождающие сделки с недвижимостью, операторы по приему платежей, организации, заключающие договоры финансирования под уступку денежного требования в качестве финансовых агентов, бухгалтерии, нотариусы, адвокаты, организации федеральной почтовой связи, коммерческие ювелирные организации и другие предприятия.

Субъекты 115-ФЗ идентифицировать клиента до начала работы с ним, контролировать все его операции, фиксировать информацию в документах и хранить их в течение пяти лет, в случае необходимости блокировать денежные средства клиента и сообщать обо всех действиях своему регулятору.

Чек-лист действий субъектов 115-ФЗ

Разработка и утверждение правил внутреннего контроля (ПВК).

Типовые ПВК для ИП, которые оказывают бухгалтерские услуги, можно посмотреть в Федеральном законе от 18.03.2019 № 32-ФЗ и Федеральном законе от 18.03.2019 № 33-ФЗ, вступивших в силу 18 марта 2019 года. Они касаются идентификации клиентов и кредитных организаций, то есть банков, корпораций филиальной системы, операторов платежных систем, которые переводят денежные средства на банковские счета клиентов.

Назначение лица, ответственного за реализацию ПВК.

Такой сотрудник обязательно должен пройти инструктаж по внедрению правил ПВК. Он должен иметь высшее экономическое или юридическое образование или опыт работы в сфере ПОД/ФТ от двух лет. У него не должно быть непогашенных задолженностей в сфере экономических преступлений и преступлений, направленных против государственной власти РФ.

ИП могут самостоятельно выполнять функции ответственного сотрудника после прохождения инструктажа.

Идентификация клиента, его представителя и выгодоприобретателя до приема на обслуживание.

  • идентификация бенефициарных владельцев клиентов;
  • получение информации о предполагаемом характере деловых отношений;
  • определение цели финансово-хозяйственной деятельности, финансового положения и деловой репутации клиентов.

Когда клиент принят на обслуживание, идентифицировать его уже поздно.

Обновление информации о клиентах, представителях клиентов, выгодоприобретателях.

Это нужно делать не реже раза в год. Если компании известно, что у ее клиента изменился адрес или учредительные документы, она обязана обновить информацию в течение 7 рабочих дней. Более позднее обновление будет считаться нарушением.

Представление в уполномоченный орган сведений об отказах от заключения договоров и расторжение договоров с клиентами по своей инициативе.

Это может случиться, если во время идентификации компания собрала много негативной информации о клиенте и выяснила, что у него высокий уровень риска. В этом случае можно по закону отказаться от работы с ним, уведомив Росфинмониторинг или свой надзорный орган. Если этого не сделать, клиент может пожаловаться в Центробанк. Регулятору важно знать, какие клиенты получили отказ и почему.

Читайте также:  HTC Vive Pro характеристики особенности настройка

Автоматический скоринг клиентов, открытые и закрытые списки в одном сервисе.

Направление в Росфинмониторинг информации об операциях, подлежащих обязательному контролю, и об операциях, вызывающих подозрения, что они осуществляются в целях отмывания денег или финансирования терроризма.

Даже если любой другой субъект это уже сделал, направить информацию в Росфинмониторинг все равно нужно — каждый субъект 115-ФЗ несет отдельную ответственность.

  • Направление информации о своих клиентах по запросам уполномоченного органа. Она хранится пять лет именно для этого.
  • Важные изменения законодательства в сфере ПОД/ФТ

    В Информационном письме Росфинмониторинга от 04.12.2018 № 57 рекомендуется уточнить у клиента, кто является его бенефициарным владельцем, изучить учредительные документы, провести полную идентификацию бенефициарного владельца и не реже раза в год обновлять информацию о нем.

    Если клиент отказывается предоставить информацию по бенефициарному владельцу, принимая его на обслуживание, ему можно автоматически присвоить высокий уровень риска.

    В Методических рекомендациях ЦБ от 27.12.2018 33-МР к факторам, влияющим на оценку риска клиентов, теперь отнесен фактор «принадлежность бенефициара к иностранным или российским должностным публичным лицам». Выяснив, что конечный бенефициар клиента — публичное лицо, вы можете повысить его уровень риска.

    Приказ ФКУ «Пробирная палата России» от 05.12.2018 № 230 касается только организаций, которые покупают и продают ювелирные изделия и драгоценные металлы. У ювелирных организаций и ИП при проверке исполнения ПВК будет проверяться наличие утвержденных ПВУ, специального должностного лица, ответственного за реализацию правил ПВУ, соблюдение требований 115-ФЗ по получению требований о финансово-хозяйственной деятельности, деловой репутации и хранению информации.

    Также ювелирным компаниям нужно фиксировать информацию об операциях, подлежащих обязательному контролю, то есть сделкам по договору купли-продажи от 600 000 руб. О них и сомнительных операциях нужно также сообщать регулятору.

    Компании также должны отслеживать среди всех своих клиентов, причем даже тех, кто не выполняет никакие операции, физические лица или организации, находящиеся в перечне экстремистов/террористов, и блокировать их денежные средства или иное имущество, если они обнаружены в этом списке.

    Всю информацию нужно направлять в уполномоченный надзорный орган. Если при очередном обновлении перечня террористов/экстремистов у вас обнаружился клиент из этого списка, вы обязаны отправить об этом сообщение в Росфинмониторинг и заблокировать денежные средства и имущество клиента в течение трех дней.

    Те же требования относятся к спискам оружия массового поражения. Это новые списки, которые публикуются на сайте Росфинмониторинга и приравниваются к спискам террористов/экстремистов. Их также нужно регулярно проверять.

    Информационное письмо Росфинмониторинга от 06.02.2019 № 58 сообщает, что все субъекты 115-ФЗ обязаны проводить сверку клиентов со списками оружия массового поражения и отправлять формализованные электронные сообщения в Росфинмониторинг с результатами этой проверки.

    Приказ Росфинмониторинга от 22.11.2018 № 366 обязывает организации устанавливать дополнительные сведения в отношении лиц с повышенным уровнем риска. Если компания присвоила клиенту высокий уровень риска по итогам идентификации, у него нужно запросить дополнительные сведения.

    У физических лиц нужно запросить:

    • cведения о целях и предполагаемом характере деловых отношений, о финансовом положении и источниках происхождения денежных средств.

    Источник происхождения денежных средств — новое понятие в российском законодательстве, но в европейских странах этот инструмент уже давно используется для выявления сомнительных операций. Если клиент сможет документально подтвердить, что его денежные средства легитимны, его операции можно считать относительно надежными.

    У юридических лиц нужно запросить:

    • сведения о финансово-хозяйственной деятельности и деловой репутации.

    Информационное сообщение Росфинмониторинга от 15.02.2019 обращает внимание на то, что по итогам Приказа № 366 субъектам закона 115-ФЗ необходимо изменить ПВК, прописать требования, которые были указаны в Приказе № 366, и выложить обновленные ПВК в личный кабинет Росфинмониторинга.

    Информационное письмо Росфинмониторинга от 01.03.2019 № 59 объясняет, как именно субъекты должны разработать программу оценки рисков ОД/ФТ, оценить риски совершения клиентом операций, направленных на ОД/ФТ, до того, как он принят на обслуживание, оценить риски ОД/ФТ в ходе обслуживания клиента. Здесь нужно понять, стоит ли повысить или понизить риск, управлять рисками ОД/ФТ и информировать Росфинмониторинг о выявляемых рисках.

    Регулятор хочет, чтобы компании заранее проверяли клиентов до приема на обслуживание, чтобы исключить вероятность сомнительных или незаконных операций уже после начала работы с ним. Потенциально полная доскональная проверка всех клиентов заблаговременно позволяет поддерживать клиентскую базу в идеальном состоянии и не сталкиваться с сомнительными операциями.

    С 22 марта 2019 года все субъекты 115-ФЗ обязаны отчитываться по перечням экстремистов и террористов не раз в квартал, а еженедельно.

    Закон об оскорблении власти может потенциально расширить список террористов/экстремистов за счет попадания туда авторов оскорбительных репостов. Если клиент попал в список экстремистов, нужно будет провести весь перечень мероприятий, которые требует Росфинмониторинг.

    Перечни экстремистов/террористов обновляются в личном кабинете Росфинмониторинга каждую неделю. Субъекты закона 115-ФЗ должны раз в неделю скачивать перечень, сверять его с клиентской базой и в течение трех дней отчитываться в Росфинмониторинг о факте наличия или отсутствия среди своих клиентов лиц из данного перечня.

    Штрафы за невыполнение требований 115-ФЗ

    За неисполнение требований законодательства по ПОД/ФТ/ФРОМУ ст. 15.27 КоАП предусматривает определенные штрафные санкции.

    • Невыполнение требований в части обеспечения внутреннего контроля (отсутствие тщательной идентификацию клиента, несвоевременное обновление данных). Это наиболее частая причина штрафов.

    Размеры штрафов: от 10 000 до 30 000 руб. – для должностных лиц; от 50 000 до 100 000 руб. – для юридических лиц.

    • Непредставление в Росфинмониторинг или другой надзорный орган сведений об операциях, подлежащих обязательному контролю, или подозрительных операциях; представление недостоверных сведений.

    Размеры штрафов: от 30 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц; от 200 000 до 400 000 руб. – для юридических лиц; административное приостановление деятельности до 60 суток.

    Недостоверные сведения могут быть представлены из-за неполной идентификации клиента или несвоевременного обновления информации по клиенту. Даже если сообщение отправлено вовремя и в нем указаны все клиенты, но на момент отправки сообщения у клиента что-то изменилось в учредительных документах или в адресе, и отправлена устаревшая информация, будет назначен штраф.

    Деятельность организаций чаще всего приостанавливают, когда у них неоднократно выявляют нарушения в течение года.

    • Отсутствие блокировки или неприостановление операций с денежными средствами или иным имуществом среди клиентов с высоким уровнем риска.

    Размеры штрафов: от 30 000 до 40 000 руб. – для должностных лиц; от 300 000 до 500 000 руб. – для юридических лиц; приостановлением деятельности до 60 суток.

    Этот штраф можно получить, например, если компания не провела своевременную сверку своего клиента со списком террористов/экстремистов и совершила операцию с конкретным клиентом уже после обновления перечня, не заблокировала его денежные средства или имущество и продолжает работать с ним по заключенному ранее договору.

    Судебная практика показывает, что по этому пункту суды не снижают штрафы, в отличие от двух предыдущих пунктов.

    • Непредоставление сведений о случаях отказа от проведения операций.

    Размер штрафов: от 30 000 до 40 000 руб. – на должностных лиц; от 300 000 до 500 000 руб. – на юридических лиц; административное приостановление деятельности до 60 суток в случае неоднократных нарушений в течение года.

    • Непредставление информации в уполномоченный орган по запросу.

    Размеры штрафов: от 30 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц; от 300 000 до 500 000 руб. – для юридических лиц; административное приостановление деятельности на срок до 60 суток.

    • Препятствование проведению проверок и неисполнение предписания.

    Размер штрафов: от 30 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц; от 700 000 до 1 млн руб. – для должностных лиц; дисквалификация на срок от года до двух лет; административное приостановление деятельности до 90 суток или полный отзыв лицензии.

    По последним двум пунктам штрафы встречаются редко.

    Как быстро проверять клиентов по 115-ФЗ

    Чтобы удовлетворить требования Центробанка и Росфинмониторинга, компания должна быть готова высвободить временные и человеческие ресурсы и научиться собирать и своевременно обновлять информацию из разных источников.

    Чтобы автоматизировать и ускорить проверку клиентов, СКБ Контур разработал интеграционное решение Контур.Призма, которое может автоматически проверять клиентов, учитывая все требования 115-ФЗ и его подзаконных актов.

    Сервис обеспечивает правовое сопровождение клиентов, использует информацию из открытых источников, отслеживает все изменения в законодательстве и сразу же вводит их в сервис, а также позволяет быстрее обрабатывать информацию и защищает от ошибок по невнимательности и опечаток. Также возможно предоставление консультаций по написанию правил ПВК.

    Читайте также:  Алкоголизм виды причины и последствия

    Контур.Призма позволяет проверять клиентов с помощью анкеты с использованием открытых и закрытых списков, включая Перечень террористов/экстремистов и оружия массового уничтожения Росфинмониторинга, Перечень публичных должностных лиц, Перечень ОАО по Распоряжению Правительства № 91-Р, Перечень стратегических предприятий по Указу Президента РФ от 04.08.2004 № 1009, Cанкционные списки OFAC, ЕС, HM Treasury, SECO и Украины и Список Межведомственной комиссии по противодействию финансированию терроризма.

    Контур.Призма оценивает клиентов по более чем 60 критериям, включая идентификационные критерии, финансовое положение, деловую репутацию и связанные организации клиента, и сразу же позволяет понять, стоит ли с ним работать или нет. Можно сразу же отслеживать, из-за каких именно критериев клиент оказался в группе с высоким, средним или низким риском.

    Как рассчитывать риск клиента

    Чтобы провести полную идентификацию клиента и оценить его уровень риска, нужно в Контур.Призме ввести ОГРН или ИНН организации и выбрать модель проверки — например, 115-ФЗ для некредитных финансовых организаций.

    Программа отслеживает нахождение клиентов в списках террористов, экстремистов, санкционных списках, таких как перечень публичных должностных лиц, санкционный список Евросоюза, санкционный список HM Treasury.

    При определении уровня риска сервис:

    • учитывает идентификационные факторы, деловую репутацию, связанные организации и факты хозяйственной деятельности, подтверждающие деловую репутацию клиента;
    • отражает лицензии, уплаченные налоги и сборы, сведения о финансовом положении клиента, список всех руководителей и учредителей организации, конечных бенефициаров и всю идентификационную информацию (налоговый орган, дата образования, ОГРН, ИНН, уставный капитал, ОКВЭД и т.д.).

    Физических лиц можно проверять через ФИО и проверку паспорта клиента на действительность. Отслеживать актуальность паспортов всех клиентов можно одним файлом, а также через нахождение в санкционных списках и списке террористов/экстремистов. Сотрудничество с клиентом с недействительным паспортом считается нарушением.

    С помощью сервиса Контур.Призма субъекты 115-ФЗ могут также проверять новых сотрудников — физических лиц.

    Модель проверки можно настроить самостоятельно с учетом критериев, которые важны для конкретной компании при приеме клиента на обслуживание. Настройку уровня риска клиентов можно протестировать в демодоступе.

    Источник

    Кодирование документов и записей СМК испытательной лаборатории

    Кодирование документов и записей СМК испытательной лаборатории.

    Назначение и область применения

    1.1. Настоящая процедура устанавливает единые требования к кодированию документов и записей системы менеджмента качества испытательной лаборатории.

    1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников, принимающих участие в разработке документов испытательной лаборатории.

    1.3. Настоящая документированная процедура разработана с целью обеспечения единообразия документов и записей для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

    2. Нормативные ссылки

    2.1. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий;

    2.2. ГОСТ ИСО/ТО 10013-2007 «Руководство по документированию менеджмента качества»;

    2.3. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»;

    3. Определения

    Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов) принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

    Журнал – форма первичной информации, содержащая данные и результаты аналитических испытаний.

    Документ – информация и соответствующий носитель (бумажный, электронный и другие).

    Запись – документ, содержащий достигнутые результаты свидетельства осуществленной деятельности.

    Номенклатура дел – документ, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел лаборатории.

    4. Сокращения и обозначения

    СМК – система менеджмента качества

    5. Процедура

    5.1. Общие положения

    5.1.1. Система идентификации документов и записей, управляющих испытательной лабораторией, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения их статуса при систематизированном хранении, поиске и ведении.

    5.1.2. Идентификация документов СМК осуществляется при помощи кодов, размещенных на титульном листе документа, а также в правой части поля верхнего колонтитула на каждом листе.

    5.1.3. Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи.

    5.1.4. Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки.

    5.1.5. Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.

    5.2. Кодирование документов

    5.2.1. Код документов СМК должен быть представлен в виде:

    АА(-ББ)-ВВ-ГГ, где

    АА – буквенное обозначение документа: РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.;

    ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);

    ВВ – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК;

    ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.

    5.2.2. Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой «Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций«.

    5.3. Кодирование записей

    5.3.1. Код записей должен быть представлен в виде:

    АА.ББ-ВВ.ГГ-ДД, где

    АА – буквенное обозначение записи: А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.

    БББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по Журналу учета документов и записей СМК, устанавливающего форму ведения данной записи.

    ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи.

    ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.

    5.3.2. Порядок оформления идентификационного кода записи определен п. 5.1.2 – п. 5.1.3. настоящей документированной процедуры.

    5.4. Присвоение кода

    5.4.1. При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе Классификатор Журнала учета документов и записей СМК.

    5.4.2. Производится поиск документа, записи в Классификаторе. Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название.

    5.4.3. Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в Классификаторе.

    5.4.4. В конце кода указывается год введения документа, записи.

    5.5. Номенклатура дел

    5.5.1. Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).

    5.5.2. Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.

    5.5.3. Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.

    5.5.4. Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.

    5.5.5. Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию:

    • код дела (номер тома, если есть необходимость);
    • полное название дела (с указанием документов, входящих в дело);
    • должность и фамилию ответственного за ведение дела;
    • количество дел;
    • место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.

    5.5.6. Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.

    5.6. Кодирование журналов и папок

    5.6.1. Код журнала должен быть представлен в виде:

    ААА/Ж-ББ.ВВ, где

    AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;

    ББ.ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов (указывается арабскими цифрами).

    5.6.2. Порядок оформления идентификационного кода журнала определен процедурой «Ведение и оформление журналов и папок«.

    5.6.3. Код папки должен быть представлен в виде:

    ААА/ББ-ВВ.ГГ, где

    AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории (если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают);

    ББ – происхождение документа: ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы;

    ВВ – порядковый номер группы процессов: 01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания;

    ГГ – порядковый номер папки.

    5.6.4. Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».

    5.7. Кодирование архивных документов

    5.7.1. Архивные документы кодируются в соответствии с процедурой «Организация архивного дела«.

    5.8. Кодирование справочных материалов и литературы

    5.8.1. Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе «Библиотека» Журнала учета документов и записей СМК должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.

    5.8.2. Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.

    5.8.3. Код справочного материала или литературы должен быть представлен в виде:

    Л – литература, справочный материал;
    АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.

    5.8.4. Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой «Ведение и оформление журналов и папок«.

    6. Ответственность

    6.1. Менеджер по качеству несет ответственность за:

    • информирование инженера по оборудованию о предстоящей поверке и аттестации;
    • кодирование документов и записей СМК;
    • разработку и актуализацию Номенклатуры дел;
    • регистрацию документов и записей в Журнале учета документов и записей СМК.

    6.2. Ответственный за ведение, разработку документа, записи (дела) несет ответственность за оформление идентификационного кода.

    6.3. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

    Источник