Меню

Должностная инструкция специалиста договорной группы юридического отдела

Должностная инструкция специалиста договорной группы юридического отдела

248.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста Договорной группы регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

248.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

248.3Переименование, ликвидация должности Специалиста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

248.4Специалист непосредственно подчиняется Руководителю Договорной группы юридического отдела.

248.5У Специалиста Договорной группы подчиненных нет.

249Цели и должностные обязанности

249.1Деятельность Специалиста направлена на достижение следующих целей:

249.1.1 Оптимизация и повышение эффективности работы ДГ ЮО;

249.2Для достижения установленной цели Специалист исполняет следующие обязанности:

249.2.1 Технически поддерживает работу ДГ ЮО;

249.2.2 Регистрирует поступающие в ДГ договоры;

249.2.3 Организует взаимодействие ДГ с другими подразделениями ЮО и Общества.

250Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста оценивается на основе следующих показателей:

250.1своевременности и точности исполнения заданий, получаемых от Начальника ЮО, Руководителя группы;

250.2точности ведения реестра поступающих в ДГ договоров и своевременной передачи рассмотренных договоров исполнителям.

4 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

4.6 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

Источник

Договорной отдел — организация работы

К сожалению в настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.

Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб.

Хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

  • Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
  • Разработка форм договоров и отчетной документации.
  • Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
  • Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
  • Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
  • Внедрение системы автоматизации договорной работы.
  • Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
  • Консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов. Гораздо легче предотвратить ошибки, чем их исправлять.
Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

Читайте также:  Должностная инструкция руководитель службы строительного контроля

Таким образом договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма. При наличии же автоматизированной системы управления договорами, работа договорного отдела может быть переведена на качественно новый уровень.

Источник

Должностная инструкция специалиста по договорной работе

Наниматель должен четко фиксировать должностные обязанности подчиненных с целью конкретизации их рабочих функций и для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. Оптимальным вариантом документальной фиксации должностных обязанностей является внедрение в практическую деятельность инструкций в контексте каждой отдельной должности. Одним из таких нормативов является должностная инструкция специалиста по договорной работе, которая требуется любой компании, где предусматривается оговоренная должность.

Особенности деятельности специалиста по договорной работе

В крупных организациях, которые взаимодействуют с множеством бизнес-партнеров, существует необходимость в постоянном оформлении контрактов, дополнительных соглашений, а также иных бумаг, которые в дальнейшем должны подтверждать правомерность сотрудничества. С этой целью в компанию принимается специалист, занимающийся договорной работой.

На данную должность принимается субъект, в основные обязанности которого будет входить оформление документации для визирования сотрудничества и дальнейших достигнутых договоренностей между предприятием и его контрагентами.

Рассматриваемый специалист не вправе лично визировать договоры, заключаемые между партнерами, так как в большинстве случаев работник не наделяется подобным правом, исходя из его трудовых обязанностей.

Важно также подчеркнуть, что данный специалист, как демонстрирует практика, редко участвует в переговорах и обсуждениях между сторонами соглашения. Более того, зачастую сотрудник знаком с контрагентами исключительно по бумагам. Основной задачей специалиста по договорной работе является составление текста контракта, а также сопутствующих документов, если это необходимо в конкретной ситуации.

Важно подчеркнуть, что на этом обязанности работника не заканчиваются, субъект также должен контролировать дальнейшую реализацию контракта в контексте соблюдения сторонами сотрудничества своих обязательств.

Однако подобная деятельность носит частный характер. В разных компаниях специалисты по договорной работе исполняют разный объем задач, а, соответственно, текст должностной инструкции не может быть однозначно унифицирован. Нередко указанные сотрудники только ведут учет соглашений, однако также встречаются ситуации, когда специалист по договорной деятельности осуществляет составление претензий к контрагентам и должен организовывать процедуру проставления подписей в договоре обеими сторонами

Конкретизированные обязанности должны грамотно отражаться в тексте должностной инструкции, которая является одним из основных локальных нормативов, регламентирующих деятельность сотрудников.

Структура должностной инструкции специалиста по договорной работе на предприятии

Несмотря на то, что обязанности специалиста по договорной работе могут отличаться в разных компаниях, существует стандартная структура инструкции, регламентирующая рабочую деятельность обозначенных специалистов:

  1. Общие положения. В данном блоке необходимо отразить общую информацию о документе, а также о должности, ради которой он оформляется. В частности, следует указать наименование должности, определить порядок ее подчиненности, а также нюансы трудоустройства и увольнения. Помимо прочего, также уместно раскрыть сведения касательно требований к квалификации лица (к образованию и опыту), алгоритм замещения сотрудника, а также указать перечень нормативов, на которые работнику следует опираться в рамках его профессиональной деятельности.
  2. Права. В указанном блоке раскрывается список прав субъекта, которые обеспечивают лицу возможность осуществлять его работу. Например, специалист в рассматриваемом направлении наделяется правом запрашивать у иных работников компании (из любых подразделений) нужную ему информацию и документацию, лицо также вправе ознакамливаться с распоряжениями управленца, передавать начальнику свои предложения по оптимизации процесса заключения соглашений, вести переговоры с бизнес-партнерами и др.
  3. Обязанности. Именно данный раздел является наиболее существенным во всей инструкции. Он призван систематизировать и конкретизировать должностные обязанности специалиста. В соответствии с положениями рассматриваемого раздела будет протекать вся дальнейшая деятельность работника в компании.
  4. Ответственность за нарушения. В частности, в данном блоке уместно конкретизировать, какие именно поступки специалиста могут служить причиной для привлечения его к определенным мерам ответственности. Так, например, лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности, если нарушит трудовую дисциплину, к административной или уголовной – если совершит должностное преступление, попадающее под юрисдикцию КоАП РФ или УК РФ, а также к материальной – если причинит соответствующий урон имуществу коллег или фирмы.
Читайте также:  Требования предъявляемые к сторожу

В рассматриваемом контексте уместно конкретизировать наиболее распространенные должностные обязанности специалиста по договорной работе:

  • подготовка текстов контрактов, исходя из достигнутых между представителями компаний договоренностей;
  • ведение учета оформленных соглашений;
  • осуществление контроля за соблюдением сроков каждым из участников сотрудничества. Также, в случае необходимости, заблаговременное оповещение управленца об аспектах, требующих оперативного решения;
  • осуществление мониторинга и анализа относительно исполнения контрагентами своих договорных обязательств;
  • выявление текущих задолженностей, а также принятие мер по их погашению в контексте компетенции специалиста по договорной работе;
  • организация обмена между контрагентами первичной документацией, доказывающей исполнение сторонами своих обязанностей. Также нередко указывается обязанность рассматриваемого специалиста относительно участия в составлении сверок по договорам;
  • подготовка дополнительных соглашений к основным текстам контрактов относительно продления актуальности последних, либо о внесении в них корректировок, принятых сторонами в ходе переговоров.

Общая информация о составлении должностной инструкции специалиста по договорной работе

Должностная инструкция призвана регламентировать, что специалист по договорной работе должен знать и уметь. Однако данные положения наделяются полной юридической силой только с момента их визирования управленцем компании. Помимо прочего, необходимым является проставление подписи самого сотрудника в знак ознакомления с текстом документа. Уместно также проставить подпись работника по договорной работе в специальный журнал, являющимся регистром для фактов ознакомления персонала с локальными нормативами.

Должностная инструкция специалиста по договорной работе может составляться как на обычных листах А-4, так и на фирменном бланке. В любом случае, документ должен содержать общую информацию о нанимателе и управленце.

Законодательство не фиксирует строгих требований относительно изложения информации в рассматриваемой инструкции. Однако общепринятыми требованиями являются структурированность текста, а также использование делового стиля речи.

Таким образом, рассмотренный документ является одним из основных локальных нормативов, регулирующих деятельность обозначенного сотрудника. Нанимателю необходимо заблаговременно и грамотно составить текст инструкции с целью упрощения дальнейшего сотрудничества с подчиненным.

Источник



Должностная инструкция специалиста по договорной работе

Вам помогут документы и бланки:

О должности специалиста по договорной работе

В компаниях со множеством контрагентов и масштабной договорной работой, есть необходимость в сотрудниках, занимающихся составлением договоров и ведением договорной деятельности (например, в торговых организациях, которые занимаются поставками). Как будет называться должность, решает руководитель, но одним из самых распространенных является вариант «специалист по договорной работе».

На сотрудника, занимающего эту должность, возлагаются обязанности, связанные с заключением контрактов и последующим контролем исполнения достигнутых договоренностей. При этом специалист по договорной работе сам не подписывает договоры и зачастую даже не участвует в обсуждении условий соглашения — он просто занимается подготовкой технических моментов заключения соглашения, например составлением текста договора и актов приемки к нему. Кроме того, в дальнейшем этот специалист следит, чтобы стороны неуклонно выполняли взятые на себя обязательства.

Читайте также:  BALLU BSWI 09 H N1 ECO Inverter инструкция по эксплуатации онлайн страница 6

В различных компаниях на специалиста по договорной работе возлагается неодинаковый объем обязанностей. Где-то он просто ведет учет договоров, а где-то ему вменяется начинать претензионную работу по неисполненным контрагентами обязательствам — все эти моменты должны быть учтены в должностной инструкции, чтобы сотрудник четко знал, какие задачи перед ним поставлены. То же самое касается и прав специалиста по договорной работе.

Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

  • название (специалист по договорной работе);
  • определение подчиненности, порядка приема и увольнения с работы;
  • требования к квалификации;
  • порядок замещения;
  • перечень нормативных актов, которые сотрудник должен использовать в своей работе.
  • Права

    Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

    • запрашивать информацию и документы у всех подразделений компании в рамках своей компетенции (или же здесь могут быть перечислены конкретные подразделения);
    • знакомиться с решениями руководителя;
    • передавать руководителю свои предложения по модернизации рабочего процесса;
    • вести переговоры с контрагентами по вопросам представления документов, необходимых для заключения или продления договора;
    • обращаться непосредственно к контрагенту с требованием исполнить обязательство по договору.
  • Должностные обязанности

    Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

    • подготавливать текст соглашений на основании достигнутых с контрагентом договоренностей;
    • вести учет заключенных договоров;
    • отслеживать сроки действия договоров, заблаговременно сообщать руководителю о соглашениях, требующих решения вопроса о продлении;
    • анализировать ход исполнения сторонами обязательств по договорам;
    • выявлять текущие задолженности контрагентов и принимать меры по их погашению в рамках своей компетенции;
    • организовывать обмен с контрагентами документами первичного учета, подтверждающими исполнение обязательств по договору;
    • подготавливать дополнительные соглашения о продлении договоров и внесении в них изменений.
  • Ответственность

    Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

    • к дисциплинарной — за нарушение трудовой дисциплины;
    • административной или уголовной — за совершение проступков или преступлений;
    • материальной — за нанесение имущественного вреда.
  • Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

    В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе бланки должностных инструкций для любого сотрудника вашей организации. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете оформить пробный онлайн-доступ бесплатно! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

    Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.

    Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».

    Источник