Меню

Бланк должностной инструкции офис менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

Добавлено в закладки: 0

Любая организация будет работать только в том случае, если в ней есть структура (подразделение, отдел, цех). Каждый из отделов несет ответственность за выполнение определенных задач, которые входят в круг обязанностей работников подразделения. Для того чтобы трудовые обязанности не дублировались и были грамотно распределены между всеми специалистами, существует документ – форма должностной инструкции офис-менеджера.

Общие сведения

Данный бланк содержит информацию о профессиональных требованиях к соискателю, опыту работы, его правах и обязанностях. Лист должностной инструкции офис-менеджера – своеобразная защита специалиста. В документе четко прописывается круг обязанностей сотрудника, размер заработной платы, материальные поощрения, которые работодатель должен выплатить в случае сверхурочной работы. Помимо премий, акт должностной инструкции офис-менеджера также содержит данные о правах специалиста, обязательствах и дисциплинарных взысканиях, которые могут применяться к работнику в случае невыполнения профессиональных обязанностей.

Документ должностной инструкции офис-менеджера решает сразу несколько задач. Во-первых, он ускоряет процесс адаптации работника на производстве. В бланке детально прописываются обязанности сотрудника и их объем, подчиненность и уровень ответственности, поэтому у нового специалиста не должно возникать лишних вопросов и чрезмерной инициативности, что тоже бывает вредно.

Бланк должностной инструкции офис-менеджера также очень полезен и для руководства. Грамотно составленный документ содержит четкий перечень обязанностей, которые выполняет тот или иной сотрудник. Если вдруг специалист решил уволиться или директор сам решил отстранить от работы нерадивого работника, инструкция поможет в последующем грамотно поставить задачу рекрутерам, каким именно должен быть соискатель.

Поскольку должность офис-менеджера достаточно востребована сегодня, следует внимательно подходить к составлению производственного акта. Порой, сфера деятельности сотрудника включает обязанности секретаря, рекрутера, администратора, а в некоторых случаях – бухгалтера. Вот почему договор должностной инструкции офис-менеджера обязательно должен включать основные требования к соискателю (знание основ 1С, невербальной психологии и проч.), а также иметь четкую структуру обязанностей.

Как правильно составить

К сожалению, в законодательстве не существует единых правил для составления данного производственного документа. Однако существует один общепринятый шаблон – должностной инструкции офис-менеджера он тоже касается.

Официальная бумага состоит из нескольких пунктов:

  • «Общие положения».
  • «Основные функции».
  • «Права».
  • «Ответственность».

Иногда документы дополняются разделами «Условия работы» или «Право подписи».

Положения, прописанные в каждом пункте, должны иметь четкую формулировку. Не следует использовать абстрактные понятия, например, «высокая продуктивность труда». Сотрудник и руководитель могут вкладывать разные понятия в слово «высокий». Лучше, чтобы образец должностной инструкции офис-менеджера содержал вот такие пункты: «за день сделать 10 звонков» или «за неделю оформить 20 документов».

Бланк должностной инструкции офис-менеджера

Пример должностной инструкции офис-менеджера выдается сотруднику на руки только в момент подписания трудового договора. Следовательно, соискателю не всегда хватает времени на внимательное изучение пунктов документа.

Целесообразно заранее скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера (типовой пример) и ознакомиться с ним до встречи с руководством.

Как правильно заполнить

Схема должностной инструкции офис-менеджера достаточно проста. В самом начале документа находятся данные о руководителе, далее идут основные пункты и в конце – информация о сотруднике.

Для того чтобы заполнить бланк, необходимо указать только Ф.И.О. (полностью), дату ознакомления с бумагой и поставить подпись. В некоторых случаях, информация о сотруднике указывается не в самом документе, а на отдельном бланке, где также указана дата принятия сотрудника на работу.

Образец должностной инструкции офис-менеджера

Выдается бланк в отделе кадров или руководителем производства. Заполнять его нужно от руки. Несмотря на то, что бумага не содержит трудной для понимания информации, иногда просто не получается внимательно ее прочитать. Причина – недостаток времени или волнение, которое может возникнуть на новом месте работы.

Если предварительно скачать образец должностной инструкции офис-менеджера, можно в общих чертах ознакомиться с требованиями, выдвигаемыми к сотруднику, его правах и обязанностях в спокойной домашней обстановке.

На что обратить внимание

Изучая документ, необходимо внимательно вчитываться в каждый пункт. Если есть моменты, которые непонятны или нечетко сформулированы, нужно сразу же просить разъяснения у руководства.

Лучше, конечно же, заранее скачать должностную инструкцию офис-менеджера (типовой пример) и перечитать ее до встречи с работодателем. Это поможет сформулировать некоторое представление об обязанностях и ответственности, которая ждет в случае их невыполнения.

Источник

Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Офис-менеджер — кто это?

офис менеджер кто это

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Не покупайте кофемашину

Кофе пьют все или почти все сотрудники. Это и утренний ритуал, и возможность окончательно проснуться, и желание что-то обсудить на общей кухне.

Отбирать такую возможность не стоит, но можно сократить расходы фирмы. Например, вместо покупки кофемашины, её можно брать в аренду. Многие компании не берут плату за аренду, если поставляют вам зёрна.

Это удобно ещё и тем, что, если машина сломается, не нужно тратиться на её ремонт. Новую привезут намного быстрее, чем успеют отремонтировать старую. В случае роста коллектива можно будет сменить кофемашину на более производительную. А платить будете только за зёрна.

Место работы и заработная плата

должностная офис менеджера

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.
Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.

Читайте также:  Hubsan Zino Mini Pro презентация дрона состоялась но прошла не так как планировалось

В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Установите хорошее МФУ

Копировальная машина, принтер, сканер и факс, некогда занимавшие огромное пространство, давно помещаются в одно компактное МФУ (многофункциональное устройство). Оно скромно стоит в доступном для всех месте и тихо выполняет свою работу.

Выбирайте хорошее МФУ, которое не будет тормозить работу офиса и не сломается в первый месяц. Главное, чтобы невысокая цена устройства сочеталась с надёжностью и производительностью (особенно если сотрудники печатают действительно много).

Например, модель с цветной лазерной печатью Ricoh C260SFNw. Устройство умеет копировать документы в цвете и сканировать с двух сторон одновременно. Электронную копию многостраничного договора можно сделать за несколько минут. Копирование запускается одной кнопкой, что экономит время.

Эта модель МФУ поддерживает беспроводную печать, печать с любых мобильных устройств и отправку на них отсканированных документов.

Пробегающий мимо сотрудник легко может распечатать договор или дизайн-макет, который он только что получил в Telegram, внести правки, отсканировать и отправить документ на смартфон. Вся процедура займёт пару минут.

Wi-Fi Direct, Mopria, Google Cloud Print, AirPrint и NFC для современного офиса давно стали нормой и синонимами эффективности, так что к этому просто нужно привыкнуть. С помощью этих технологий легко печатать со смартфона или планшета без использования компьютера.

Ricoh C260SFNw можно поставить вплотную к стене или в любую нишу. Фронтальный доступ даст возможность работать с ним в офисах, где мало места для размещения техники.

Выбирая МФУ, обращайте внимание на его характеристики. В современном офисе цветное печатное устройство с подобными функциями не роскошь, а необходимый инструмент для оптимизации работы и экономии времени.

Необходимые личные качества

инструкция офис менеджера

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.
Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Долой карточки доступа

Офис начинается даже не с вешалки, а с входной двери, которую нужно как-то открыть. Ключи и карточки доступа — вчерашний день. Их теряют, ломают, забывают на рабочем месте.

Любую ключ-карту можно украсть и получить доступ к офису.

Хорошее решение — сделать вход по отпечатку пальцев. На рынке смартфонов устройства со сканером отпечатков пальцев уже давно стали нормой, почему бы не перенести эту простую и полезную функцию в ваш офис?

Это удобно для сотрудников и экономит их время и нервы (в конце концов, шансы забыть палец дома крайне малы). Кроме того, сканер отпечатков на входе в офис сократит траты на печать, прошивку и администрирование доступа бесконечного количества карт.

Общие положения должностной инструкции

обязанности офис менеджера для резюме

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.
В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Не используйте флипчарты

Флипчарты — это уже даже не вчерашний день. Давайте оставим размахивания фломастерами перед магнитной доской героям «Безумцев» и сделаем шаг вперёд.

Обычная chalkboard-стена в переговорной комнате вообще не занимает места (она же стена), требует меньше расходников и меньше вредит экологии.

Все знают, сколько листов бумаги может извести экспрессивный менеджер в попытках донести идею до клиентов. Интерактивные панели для коворкинга, конечно, ещё эффективнее, но и стоить будут намного дороже.

Прямые обязанности

офис менеджер отзывы

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.
Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Бухгалтерию — на аутсорсинг

Если говорить о небольшом бизнесе, бухгалтерию можно смело отдавать в руки аутсорсинговых компаний или служб. Сервисы вроде «Кнопки» или «Моего дела» быстро работают и эффективно вписываются в структуру современного офиса.

У многих служб есть собственные приложения или хотя бы веб-интерфейс, что тоже ближе офису XXI века, чем уткнувшийся в бесконечные стопки бумаг суровый бухгалтер.

Ничто не мешает передать на аутсорсинг и другие задачи: начиная с работы айтишников и заканчивая, например, юридической поддержкой. Есть гарантии и система отзывов, по ним можно подобрать хорошего специалиста. Немаловажно и то, что это обойдётся дешевле собственных сотрудников в штате.

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

  1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
  2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
  3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
  4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.
Читайте также:  Должностная инструкция наладчика автоматических линий и агрегатных станков 4 го разряда

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

  1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
  2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
  3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
  4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Правильно выбирайте технику

Невозможно работать быстро и эффективно, если рабочий ПК постоянно глючит или тормозит. Поэтому выбирайте хорошую технику для офиса.

Например, если у вас нет чётко закреплённых за сотрудниками рабочих станций, проще купить моноблоки или мониторы с док-станциями вроде Philips B Line, к которым любой может подключить свой ноутбук. Так у сотрудника будет постоянный доступ к его информации, офисной сети и «нормальным» клавиатуре, мыши и монитору.

Для выездных сотрудников рабочие ноутбуки намного предпочтительнее стационарных ПК, за которыми они проводят минимум времени. Поэтому не стоит платить дважды.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

офис менеджер профессия

Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.

Отделите интровертов от экстравертов

Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.

Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.

Исследования Introverts: A Defense. показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.

Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.

Источник

Должностная инструкция офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-законодательными актами РФ;

-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

-Положениями об отделах Компании;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

— функции и задачи подразделений Компании;

— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

— свои функциональные обязанности и права;

— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера Ц максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма,а факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.ааа Координируета и контролирует работу:

— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

Читайте также:  Кофемашина Jura A7 Piano White 15125

— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенныха специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф лКонфиденциально

Источник



Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция офис-менеджера

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

Источник